Veelgestelde vragen

Wij maken dagelijks back-ups van zowel de database als de klant-website, die vervolgens naar een ander datacentrum worden verplaatst. Alleen geautoriseerde personen hebben toegang tot deze back-ups. De database back-up wordt bewaard gedurende 30 dagen en de website back-up voor 7 dagen.

Ja, er zijn verschillende formaten van export mogelijk, waaronder Excel.

Ja, AllUnited en de ClubApp zijn AVG-proof.

Ja, dit kan. Tevens kan de vereniging zelf beheren wie welke autorisaties ontvangt via gebruikersprofielen. Het aantal gebruikers is ongelimiteerd.

Als vereniging kan je het hele jaar overstappen naar de oplossingen van AllUnited. Bespreek binnen jouw vereniging wanneer jullie klaar zijn voor een overstap, dan zijn wij dat ook.

AllUnited kan de administratie van verenigingen faciliteren op basis van kwalitatief goede gegevens. Verenigingen passen hun blauwdruk soms aan vanwege nieuwe mogelijkheden. AllUnited voert extra controle uit op de datakwaliteit.

Als de vereniging de oud-leden wenst mee te nemen, dan kunnen deze worden geconverteerd.

Ja, de gegevens van voormalige leden worden in onze database bewaard, eventueel in geanonimiseerde vorm. We behouden bepaalde informatie voor historische doeleinden, zoals de leeftijdsverdeling van leden van 5 jaar geleden, conform de AVG-richtlijnen. In essentie gaat het om het aanmelden van nieuwe leden, het beheren van inschrijfformulieren, het registreren van ledenwijzigingen, het afmelden van leden en het synchroniseren van de administratie met de overkoepelende bond via de interface.

Wat betreft het delen van actuele ledenlijsten, dit kan de ledenadministratie blijven uitvoeren. Echter, we adviseren om vaste ledenlijsten als selecties te creëren en alleen de relevante personen of functies toegangsrechten te geven. De ledenadministratie heeft ook de mogelijkheid om individuele leden of leden in groepen te e-mailen, en deze communicatie wordt vastgelegd in de backlog van het betreffende lid.”

De opleidingskosten zijn per vereniging. Als er meer mensen willen aansluiten tijdens de opleiding/uitleg, dan juichen wij dat alleen maar toe.

Absoluut! AllUnited biedt bij elke variant een digitaal inschrijfformulier. Je hoeft geen AllUnited-website te hebben, het formulier kan gewoon in jullie bestaande website worden geïntegreerd, bijvoorbeeld via een directe link of een handige iFrame. Zo wordt inschrijven voor iedereen super eenvoudig!

Zeker! Het inschrijfformulier kan op een AllUnited-website, maar ook op jullie bestaande site worden geplaatst. We “plakken” het formulier via een iFrame rechtstreeks in jullie website, zodat het als het ware een stukje AllUnited wordt. Zodra een nieuw lid zich inschrijft, verschijnt de informatie meteen in jullie ledenadministratie. Handmatig overtypen is dus helemaal overbodig!

Absoluut! Bij AllUnited kan iemand meerdere functies tegelijk vervullen. Op de individuele relatiekaart kun je verschillende rollen toewijzen, inclusief start- en einddatums, zodat je altijd een overzicht hebt van wie wat wanneer heeft gedaan.

Voor gebruikersaccounts kun je ook meerdere profielen instellen. De systeembeheerder bepaalt de rechten per rol, zodat iedereen precies toegang heeft tot de taken die bij de functie horen.

Jazeker! Leden kunnen hun gegevens gemakkelijk inzien en aanpassen via de clubwebsite, het ledenportaal of de ClubApp.

Afhankelijk van jullie instellingen kan dit direct, of met een korte goedkeuring van de ledenadministratie. Zo blijven alle gegevens altijd up-to-date en hebben leden zelf de controle!

Zodra leden hun gegevens willen wijzigingen, kan de club ervoor kiezen om leden direct hun gegevens te laten aanpassen of dit eerst te laten goedkeuren door de ledenadministrateur.

Ja, dat kan! Meerdere e-mailadressen kunnen op één relatiekaart worden gezet door ze met een puntkomma te scheiden. Zo kun je bijvoorbeeld één adres gebruiken voor algemene communicatie en een ander adres voor facturen.

Voorbeeld:
Stel dat Jan Jansen twee e-mailadressen heeft:

• jan@example.com
• facturen@club.nl

Dan kun je dit invoeren als:
jan@example.com; facturen@club.nl

Leden kunnen hun privacyvoorkeuren, waaronder toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal, doorgeven aan de vereniging. Dit kan tijdens het inschrijfproces of bij de eerste keer inloggen in het ledenportaal en de ClubApp.

Ja, dat kan eenvoudig via een rapportage. De meest overzichtelijke manier is om te filteren op de start- en einddatum van lidmaatschappen, zodat je snel ziet welke leden een jubileum vieren.

We bieden de ClubApp aan in vier varianten: Start, Start Tennis, Plus en Premium. De ClubApp Start is een gratis versie met voornamelijk informatieve functies. Voor de ClubApp Plus en ClubApp Premium, die beide betaald zijn, krijg je naast informatieve ook interactieve functies voor communicatie met je leden.

De ClubApp Start biedt voornamelijk informatieve functies voor leden. Hieronder vallen een persoonlijk profiel, wijzigingen in relatiegegevens, nieuwsberichten met reactiemogelijkheid, pushmeldingen, een clubagenda, ledenlijst, bestuursinformatie en een beheeromgeving voor de app. Binnen deze beheeromgeving kun je zelf kiezen welke functies je in de app wilt weergeven. Je kunt ook eigen webpagina’s integreren, zoals recent nieuws van je website of informatie over een sponsor.

Ja! Zodra jullie en AllUnited clubwebsite hebben, dan verschijnen nieuwsberichten automatisch in de ClubApp.

Heb je een eigen website? Dan kun je updates handmatig toevoegen via de app-beheeromgeving door de relevante pagina te koppelen.

Voor de technisch geïnteresseerden is er ook de optie om artikelen automatisch via een RSS-feed te delen. Zo blijft iedereen altijd up-to-date, op welke manier je het ook wilt!

Ja, de websites van AllUnited zijn geïntegreerd met de ledenadministratie, wat een naadloze integratie mogelijk maakt. Dit betekent dat zaken zoals de financiële details van een lid in hun privéprofiel of de meest recente gegevens op de organisatiepagina direct worden bijgewerkt op basis van de vrijwilligersadministratie.

Digitale nieuwsbrieven is een aparte module, maar dankzij onze geïntegreerde aanpak kunnen we gepersonaliseerde nieuwsbrieven aanbieden. Ontvangers krijgen informatie te zien die specifiek voor hen relevant is, zoals hun eigen agendapunten.

Het is belangrijk op te merken dat onze digitale nieuwsbrief alleen beschikbaar is in combinatie met de Website-module. Als je alleen geïnteresseerd bent in de digitale nieuwsbrieven zijn er andere opties zoals Mailchimp die wellicht beter passen bij je behoeften.

Geautoriseerde gebruikers kunnen direct vanuit AllUnited e-mails versturen. Het systeem suggereert automatisch de e-mailadressen waarvoor de gebruiker toestemming heeft. Hierdoor kun je vanuit verschillende rollen e-mails verzenden.

Bovendien kunnen verzonden e-mails direct worden geregistreerd in een logboek, wat zorgt voor een duidelijk overzicht van alle communicatie met een relatie.

De aanpak varieert per vereniging, aangezien de procedures sterk kunnen verschillen, zelfs binnen dezelfde gemeente. Vaak maken we gebruik van een factuurverzamelsysteem, waarmee facturen op de juiste manier worden aangepast. Dit zorgt ook voor een duidelijk overzicht dat de vereniging vervolgens aan de gemeente kan voorleggen.

AllUnited heeft een breed scala aan facturatie-opties. Dit omvat facturatie voor meerdere sporten, kortingen tussen verschillende activiteiten en pro-rata berekeningen. We kunnen factureren op basis van het totaal aantal lessen, de gecombineerde duur van de lessen, of variabele tarieven per lesuur met behulp van een facturatiesleutel (bijvoorbeeld: 1e uur € 50, 2e uur € 45, 3e uur € 40, enz.). Ook is het mogelijk om aanwezigheid bij lessen te factureren. Bovendien ondersteunen we facturatie voor lessen die meerdere (verenigings-)seizoenen beslaan.

Ja, dit is mogelijk.

Ja, dit kan worden geautomatiseerd! We kunnen de juiste financiële aanpassing automatisch laten berekenen. Of hier extra kosten aan verbonden zijn, hangt af van of deze specifieke berekening al eerder voor andere verenigingen is ingericht. Stuur ons gerust de details van jullie situatie, dan kijken we samen hoe we dit het beste voor jullie vereniging kunnen regelen.

We adviseren inderdaad om facturen primair via e-mail te verzenden. Deze worden in batches verstuurd om te voorkomen dat ze als spam worden gemarkeerd door e-mailproviders. Als een e-mailadres ontbreekt of incorrect is op de relatiekaart, kunnen deze facturen per post worden verzonden. Hierbij kan een aangepaste lay-out worden gebruikt, waarin het lid wordt gevraagd zijn e-mailadres bij te werken in het systeem.

Voor leden die de voorkeur geven aan postfacturen, kan een specifieke sjabloon worden gebruikt. Er kunnen extra kosten in rekening worden gebracht voor postfacturen. Hoewel het mogelijk is om facturen niet te verzenden, is dit minder gangbaar. Leden kunnen hun facturen en openstaande bedragen bekijken via het ledenportaal of een AllUnited verenigingswebsite.

Als penningmeester beschik je over diverse instrumenten. Je kan facturen storneren, waarbij het systeem automatisch een creditnota aanmaakt en het lid weer klaar zet om opnieuw gefactureerd te worden. Als penningmeester kan je nu de benodigde aanpassingen doorvoeren en vervolgens de facturatie draaien met de nieuwe correcte bedragen als gevolg.

Tweede optie betreft het veld “facturatie instructies”. Dit veld zorgt ervoor dat deze facturen na het massaal factureren niet al zijn geboekt. Om deze facturen te boeken, dient de penningmeester eerst te bekijken wat de facturatie instructie betreft en daarna kan deze factuur worden geboekt, indien penningmeester akkoord geeft.

Laatste optie is om het systeem de financiële gevolgen van de aanpassing (bijv. van actief naar rustend lid) te laten uitrekenen. Vervolgens kan de penningmeester kiezen om dit bedrag wel of niet als factuur te boeken. Grote bedragen zullen tot een factuur worden omgezet, kleine bedragen zullen eerder als incidentele baten worden weggezet.

Ook dit proces wordt ondersteund. Inclusief de juiste uitwerking bij meerdere betalingstermijnen en verschillende betalingswijzen.

Ja, leden kunnen facturen zowel digitaal als per post ontvangen. Bovendien kunnen leden hun eigen facturen bekijken via het ledenportaal.

Ja, met onze module voor digitale machtigingen kunnen leden bij inschrijving direct een automatische incasso machtiging digitaal ondertekenen.

Ja, iDEAL is beschikbaar als een aparte module die door de vereniging kan worden ingeschakeld. Er zijn diverse betaalopties en aangepaste betalingstermijnen beschikbaar. Dit is bijvoorbeeld handig voor een seizoen van 12 maanden waarbij in 10 termijnen wordt gefactureerd en er in de laatste twee maanden geen betaling plaatsvindt.

We leggen de voorwaarden van je incassocontract met de bank vast in de instellingen voor automatische incasso. Op deze manier zorgt ons systeem ervoor dat deze voorwaarden worden nageleefd tijdens het incassoproces.

AllUnited heeft een speciaal boekhoudsoftware voor verenigingen ontwikkeld. Desondanks kunnen jullie ervoor kiezen om het huidige boekhoudsysteem te behouden. We raden wel aan om zaken als ledenadministratie en de facturatie en debiteurenbeheer via AllUnited te regelen. Uiteraard ligt de uiteindelijke beslissing over hoe en waar het financiële proces wordt verdeeld bij de vereniging zelf.

Zeker! We hebben een automatische bankkoppeling met de veelgebruikte banken in Nederland. Dit maakt het mogelijk om bankafschriften automatisch te downloaden en direct binnen AllUnited te verwerken, waarbij transacties automatisch worden geboekt. Niet-herkende transacties worden op een tussenrekening geplaatst en kunnen handmatig door de penningmeester worden verwerkt.

Ja, met de Boekhouding-module kunnen we een declaratieformulier aanbieden dat beschikbaar is op verschillende platforms, zoals de ClubApp, website of het ledenportaal. Wanneer een lid dit formulier invult, wordt het naar de penningmeester gestuurd voor goedkeuring.

Ja, vanuit de facturatie kan een overzicht van de debiteurenadministratie voor een jaar worden verkregen. Als een vereniging gebruikmaakt van onze boekhoudmodule, is een compleet financieel jaaroverzicht beschikbaar.

Ja, binnen AllUnited kunnen er verschillende contributietypes worden vastgesteld op een relatiekaart, elk met hun eigen betalingstermijnen zoals jaarlijks, per kwartaal of maandelijks. Hierdoor kunnen er diverse lidmaatschapstypen worden gecreëerd, elk met hun specifieke berekeningsregels. Er is zelfs een optie om te factureren op basis van aanwezigheid bij lessen.

De storneringen worden vanuit het digitale bankafschrift bij de persoon vastgelegd. Een overzicht van de storneringen is mogelijk maar ook bij een relatie is de stornering zichtbaar. Hier is overigens niet alleen de stornering zichtbaar maar het gehele financiële verhaal van dit persoon.

Op de relatiekaart kan je alle gegevens van de relatie inzien, waaronder ook de financiële zaken. Door een factuur te openen kan je de factuur inzien en eventueel naar een PDF bestand downloaden.

We richten ons primair op het importeren van balansen en resultatenrekeningen uit de boekhouding van voorgaande jaren. Het volledig overzetten van de boekhouding van het lopende jaar is helaas niet mogelijk. Het migreren van financiële gegevens uit de boekhouding is een uitdagend traject.

Ja, in AllUnited zijn er twee benaderingen voor inschrijfformulieren. Enerzijds kunnen nieuwe leden zich via het standaard inschrijfformulier op de website aanmelden en vervolgens de status ‘wachtlijst’ of ‘proefles’ krijgen. Anderzijds kunnen leden direct aan een lesgroep worden toegevoegd en binnen die groep de status ‘wachtlijst’ of ‘proefles’ ontvangen. Hierdoor behoud je een duidelijk overzicht van wie er op de wachtlijst staat en kun je leden benaderen zodra er plek is.

We hebben specifieke planborden ontworpen voor het organiseren van lessen. Hiermee kun je lessen inplannen binnen de beschikbare faciliteiten en deelnemers of trainers toewijzen aan deze lessen. We bouwen voort op onze ervaring met teamsporten, waarvoor we deze tools al enige tijd hebben ontwikkeld.

Ja, het is mogelijk om via de Digitale presentie-module aanwezigheidslijsten te printen.

We begrijpen dat het soms lastig kan zijn om vrijwilligers te vinden voor verenigingen, waardoor essentiële processen in gevaar kunnen komen. Daarom bieden wij Extra services aan om dit probleem op te lossen!

Wij staan klaar om tijdelijk extra hulp te bieden bij het innen van contributie en het verwerken van aanmeldingen, mutaties en afmeldingen. Daarnaast kunnen wij assisteren bij financiële processen, zoals het opstellen van de jaarrekening en het verwerken van inkoopfacturen.

Onze service ontlast vrijwilligers en stelt hen in staat zich te concentreren op andere belangrijke zaken binnen de vereniging. Wij nemen de verantwoordelijkheid voor ondersteuning en het werk dat anders mogelijk blijft liggen. Zo voorzien wij jouw vereniging van alle middelen om succesvol te zijn, zonder dat dit ten koste gaat van de beschikbare tijd en energie van de vrijwilligers.