Antwoord op jouw vragen

AllUnited kan de administratie van verenigingen faciliteren op basis van kwalitatief goede gegevens. Verenigingen passen hun blauwdruk soms aan vanwege nieuwe mogelijkheden. AllUnited voert extra controle uit op de datakwaliteit.

We richten ons primair op het importeren van balansen en resultatenrekeningen uit de boekhouding van voorgaande jaren. Het volledig overzetten van de boekhouding van het lopende jaar is helaas niet mogelijk. Het migreren van financiële gegevens uit de boekhouding is een uitdagend traject.

Als de vereniging de oud-leden wenst mee te nemen, dan kunnen deze worden geconverteerd.

Ja, de gegevens van voormalige leden worden in onze database bewaard, eventueel in geanonimiseerde vorm. We behouden bepaalde informatie voor historische doeleinden, zoals de leeftijdsverdeling van leden van 5 jaar geleden, conform de AVG-richtlijnen. In essentie gaat het om het aanmelden van nieuwe leden, het beheren van inschrijfformulieren, het registreren van ledenwijzigingen, het afmelden van leden en het synchroniseren van de administratie met de overkoepelende bond via de interface.

Wat betreft het delen van actuele ledenlijsten, dit kan de ledenadministratie blijven uitvoeren. Echter, we adviseren om vaste ledenlijsten als selecties te creëren en alleen de relevante personen of functies toegangsrechten te geven. De ledenadministratie heeft ook de mogelijkheid om individuele leden of leden in groepen te e-mailen, en deze communicatie wordt vastgelegd in de backlog van het betreffende lid.”

De opleidingskosten zijn per vereniging. Als er meer mensen willen aansluiten tijdens de opleiding/uitleg, dan juichen wij dat alleen maar toe.

Als vereniging kan je het hele jaar overstappen naar de oplossingen van AllUnited. Bespreek binnen jouw vereniging wanneer jullie klaar zijn voor een overstap, dan zijn wij dat ook.

De aanpak varieert per vereniging, aangezien de procedures sterk kunnen verschillen, zelfs binnen dezelfde gemeente. Vaak maken we gebruik van een factuurverzamelsysteem, waarmee facturen op de juiste manier worden aangepast. Dit zorgt ook voor een duidelijk overzicht dat de vereniging vervolgens aan de gemeente kan voorleggen.

AllUnited heeft een breed scala aan facturatie-opties. Dit omvat facturatie voor meerdere sporten, kortingen tussen verschillende activiteiten en pro-rata berekeningen. We kunnen factureren op basis van het totaal aantal lessen, de gecombineerde duur van de lessen, of variabele tarieven per lesuur met behulp van een facturatiesleutel (bijvoorbeeld: 1e uur € 50, 2e uur € 45, 3e uur € 40, enz.). Ook is het mogelijk om aanwezigheid bij lessen te factureren. Bovendien ondersteunen we facturatie voor lessen die meerdere (verenigings-)seizoenen beslaan.

Ja, dit is mogelijk.

Ja, we kunnen een dergelijke berekening automatiseren om de juiste financiële aanpassing te doen. Of hier kosten aan verbonden zijn, hangt af van of we deze berekening al eerder voor andere verenigingen hebben geïmplementeerd. We ontvangen graag meer details over deze specifieke berekening, zodat we dit voor jullie vereniging kunnen beoordelen.

We adviseren inderdaad om facturen primair via e-mail te verzenden. Deze worden in batches verstuurd om te voorkomen dat ze als spam worden gemarkeerd door e-mailproviders. Als een e-mailadres ontbreekt of incorrect is op de relatiekaart, kunnen deze facturen per post worden verzonden. Hierbij kan een aangepaste lay-out worden gebruikt, waarin het lid wordt gevraagd zijn e-mailadres bij te werken in het systeem.

Voor leden die de voorkeur geven aan postfacturen, kan een specifieke sjabloon worden gebruikt. Er kunnen extra kosten in rekening worden gebracht voor postfacturen. Hoewel het mogelijk is om facturen niet te verzenden, is dit minder gangbaar. Leden kunnen hun facturen en openstaande bedragen bekijken via het ledenportaal of een AllUnited verenigingswebsite.

Als penningmeester beschik je over diverse instrumenten. Je kan facturen storneren, waarbij het systeem automatisch een creditnota aanmaakt en het lid weer klaar zet om opnieuw gefactureerd te worden. Als penningmeester kan je nu de benodigde aanpassingen doorvoeren en vervolgens de facturatie draaien met de nieuwe correcte bedragen als gevolg.

Tweede optie betreft het veld “facturatie instructies”. Dit veld zorgt ervoor dat deze facturen na het massaal factureren niet al zijn geboekt. Om deze facturen te boeken, dient de penningmeester eerst te bekijken wat de facturatie instructie betreft en daarna kan deze factuur worden geboekt, indien penningmeester akkoord geeft.

Laatste optie is om het systeem de financiële gevolgen van de aanpassing (bijv. van actief naar rustend lid) te laten uitrekenen. Vervolgens kan de penningmeester kiezen om dit bedrag wel of niet als factuur te boeken. Grote bedragen zullen tot een factuur worden omgezet, kleine bedragen zullen eerder als incidentele baten worden weggezet.

Ook dit proces wordt ondersteund. Inclusief de juiste uitwerking bij meerdere betalingstermijnen en verschillende betalingswijzen.

Ja, leden kunnen facturen zowel digitaal als per post ontvangen. Bovendien kunnen leden hun eigen facturen bekijken via het ledenportaal.

Ja, met onze module voor digitale machtigingen kunnen leden bij inschrijving direct een automatische incasso machtiging digitaal ondertekenen.

Ja, iDEAL is beschikbaar als een aparte module die door de vereniging kan worden ingeschakeld. Er zijn diverse betaalopties en aangepaste betalingstermijnen beschikbaar. Dit is bijvoorbeeld handig voor een seizoen van 12 maanden waarbij in 10 termijnen wordt gefactureerd en er in de laatste twee maanden geen betaling plaatsvindt.

We leggen de voorwaarden van je incassocontract met de bank vast in de instellingen voor automatische incasso. Op deze manier zorgt ons systeem ervoor dat deze voorwaarden worden nageleefd tijdens het incassoproces.

AllUnited heeft een speciaal boekhoudsoftware voor verenigingen ontwikkeld. Desondanks kunnen jullie ervoor kiezen om het huidige boekhoudsysteem te behouden. We raden wel aan om zaken als ledenadministratie en de facturatie en debiteurenbeheer via AllUnited te regelen. Uiteraard ligt de uiteindelijke beslissing over hoe en waar het financiële proces wordt verdeeld bij de vereniging zelf.

AllUnited biedt de mogelijkheid om een incasso batch aan te maken die kan worden ingelezen bij de bank. Het bankafschrift kan vervolgens digitaal worden gedownload en ingelezen binnen AllUnited, waarbij zoveel mogelijk automatisch wordt geboekt. Niet-herkende posten worden op een tussenrekening geboekt en moeten handmatig worden geboekt door de penningmeester. Er is momenteel geen volledige automatische bankkoppeling, deze staat wel ingepland voor in de toekomst.

Ja, met de Boekhouding-module kunnen we een declaratieformulier aanbieden dat beschikbaar is op verschillende platforms, zoals de ClubApp, website of het ledenportaal. Wanneer een lid dit formulier invult, wordt het naar de penningmeester gestuurd voor goedkeuring.

De storneringen worden vanuit het digitale bankafschrift bij de persoon vastgelegd. Een overzicht van de storneringen is mogelijk maar ook bij een relatie is de stornering zichtbaar. Hier is overigens niet alleen de stornering zichtbaar maar het gehele financiële verhaal van dit persoon.

Ja, vanuit de facturatie kan een overzicht van de debiteurenadministratie voor een jaar worden verkregen. Als een vereniging gebruikmaakt van onze boekhoudmodule, is een compleet financieel jaaroverzicht beschikbaar.

Ja, binnen AllUnited kunnen er verschillende contributietypes worden vastgesteld op een relatiekaart, elk met hun eigen betalingstermijnen zoals jaarlijks, per kwartaal of maandelijks. Hierdoor kunnen er diverse lidmaatschapstypen worden gecreëerd, elk met hun specifieke berekeningsregels. Er is zelfs een optie om te factureren op basis van aanwezigheid bij lessen.

Op de relatiekaart kan je alle gegevens van de relatie inzien, waaronder ook de financiële zaken. Door een factuur te openen kan je de factuur inzien en eventueel naar een PDF bestand downloaden.

Ja, in AllUnited zijn er twee benaderingen voor inschrijfformulieren. Enerzijds kunnen nieuwe leden zich via het standaard inschrijfformulier op de website aanmelden en vervolgens de status ‘wachtlijst’ of ‘proefles’ krijgen. Anderzijds kunnen leden direct aan een lesgroep worden toegevoegd en binnen die groep de status ‘wachtlijst’ of ‘proefles’ ontvangen. Hierdoor behoud je een duidelijk overzicht van wie er op de wachtlijst staat en kun je leden benaderen zodra er plek is.

We hebben specifieke planborden ontworpen voor het organiseren van lessen. Hiermee kun je lessen inplannen binnen de beschikbare faciliteiten en deelnemers of trainers toewijzen aan deze lessen. We bouwen voort op onze ervaring met teamsporten, waarvoor we deze tools al enige tijd hebben ontwikkeld.

Ja, het is mogelijk om via de Digitale presentie-module aanwezigheidslijsten te printen.