Facturatie en debiteurenbeheer

Binnen AllUnited is het mogelijk om verschillende soort contributies op een relatiekaart vast te leggen met verschillende betalingstermijnen. Dit kan per jaar, kwartaal, maar ook per maand zijn. Op deze manier kunnen er verschillende soorten lidmaatschappen worden aangemaakt met allen hun eigen rekenregels. Eventueel kan er zelfs ook op basis van presentie in de lessen worden gefactureerd.

AllUnited beschikt over uitgebreide facturatie mogelijkheden. Denk hierbij aan meerdere sporten, onderlinge kortingen en berekening naar rato. Facturatie op basis van het aantal lessen of de totale tijdsduur van de lessen bij elkaar opgeteld of verschillende tarieven per lesuur aan de hand van een facturatiesleutel (bijv. 1e uur € 50, 2e uur € 45, 3e uur € 40, etc.) of via presentie bij lessen. Maar ook lessen factureren richting het lid die (verenigings-)seizoenen overlappen, is al mogelijk gemaakt.

Dat is afhankelijk van de werkwijze binnen elke vereniging, daar deze nogal verschillen. Er zijn zelfs verschillende werkwijze mogelijk binnen dezelfde gemeente. Meestal werken we met een factuurverzamelaar, waardoor de factuur op de correcte wijze wordt aangepast. Tevens resulteert dit in een gemakkelijk overzicht welke de vereniging kan aanleveren bij de gemeente.

We kunnen deze rekenregel automatiseren zodat de juiste financiële correctie plaats vindt. Of hier kosten bij spelen, zal afhankelijk zijn of we deze rekenregel reeds voor andere verenigingen hebben gerealiseerd. We zien de details omtrent deze rekenregel dan ook graag tegemoet zodat we dit voor jullie vereniging kunnen uitzoeken.

Wij raden aan om de facturen eerst per email te versturen. Deze facturen zullen vervolgens batchgewijs worden verstuurd om te voorkomen dat de facturen door de mailproviders worden gezien als spam. Het komt voor dat sommige e-mailadressen mogelijk foutief zijn of dat er geen mailadres bekend is op de relatiekaart. Deze facturen kan je dan per post versturen (indien gewenst met een andere lay-out waarbij het lid wordt verzocht zijn mailadres aan te passen in de administratie). Ook voor leden die de voorkeur hebben om de factuur sowieso per post te ontvangen, kan een andere template worden gehanteerd. Het is mogelijk om extra administratieve kosten te rekenen voor facturen per post. De vereniging kan er ook voor kiezen om de facturen niet te versturen, maar dat is minder gebruikelijk. Via de ledenmodule of via een AllUnited website zijn hun facturen en openstaande posten inzichtelijk.

Als penningmeester beschik je over diverse instrumenten. Je kan facturen storneren, waarbij het systeem automatisch een creditnota aanmaakt en het lid weer klaar zet om opnieuw gefactureerd te worden. Als penningmeester kan je nu de benodigde aanpassingen doorvoeren en vervolgens de facturatie draaien met de nieuwe correcte bedragen als gevolg. Tweede optie betreft het veld “facturatie instructies”. Dit veld zorgt ervoor dat deze facturen na het massaal factureren niet al zijn geboekt. Om deze facturen te boeken, dient de penningmeester eerst te bekijken wat de facturatie instructie betreft en daarna kan deze factuur worden geboekt, indien penningmeester akkoord geeft. Laatste optie is om het systeem de financiële gevolgen van de aanpassing (bijv. van actief naar rustend lid) te laten uitrekenen. Vervolgens kan de penningmeester kiezen om dit bedrag wel of niet als factuur te boeken. Grote bedragen zullen tot een factuur worden omgezet, kleine bedragen zullen eerder als incidentele baten worden weggezet.

Facturen kunnen zowel digitaal als per post worden verzonden. Tevens zijn de eigen facturen inzichtelijk voor het lid via de ledenmodule.