Facturatie en debiteurenbeheer

Facturatie en debiteurenbeheer speciaal ontwikkeld voor (sport)verenigingen, stichtingen en community’s
Facturatie, boekhouding, ledenadministratie, clubwebsite en meer in één systeem
Financiële administratie software dat verenigingen inzicht en slagkracht geeft

Verbeterde
processen

Door de processen te integreren in onze Facturatie- en debiteurenbeheer-module, wordt dubbel werk voor de penningmeester voorkomen en wordt de facturatie overzichtelijk.

Facturatie
scripts

Stel kortingen, uitzonderingen en facturatie naar rato in en laat het systeem deze berekeningen automatisch uitvoeren tijdens het aanmaken van de facturen.

OMNI
proof

Dankzij de facturatie-instellingen is de administratie geschikt voor OMNI-verenigingen. Ook kunnen meerdere administraties binnen één systeem worden beheerd.

Boekhoudingsmodule voor verenigingen AllUnited

Een flexibele facturatietool op maat

Maak eenvoudig online facturen, zowel individueel als in bulk. Dankzij de mogelijkheid om uitzonderingen in contributies vast te leggen, hoef je als penningmeester niet langer met losse lijstjes te werken. Denk aan automatische kortingen voor families, multi-sportleden, vrijwilligers, trainers en ereleden. Ook berekent de tool contributies naar rato, zodat leden die later in het seizoen instromen alleen betalen voor de resterende periode. Efficiënt, overzichtelijk en volledig afgestemd op jullie vereniging!

Inzichtelijk en overzichtelijk debiteurenbeheer

Door te werken vanuit één pakket voor de complete administratie, blijft de informatie consistent en up-to-date en verloopt het beheer van de financiële administratie efficiënter. Het debiteuren systeem biedt ook de mogelijkheid om verschillende rapportages te genereren en maakt het mogelijk om via deze rapportages direct contact te leggen met een debiteur.

Integratie met andere aanvullende modules

Naast de facturatie bieden we nog andere financiële administratieve modules aan die het financieel beheer van jullie community vereenvoudigen. Deze zijn perfect geïntegreerd met de Facturatie en debiteurenbeheer-module!

Automatische bankkoppeling

Met de automatische bankkoppeling wordt handmatige invoer van bankmutaties overbodig. Dit bespaart tijd en lasten!

Details
iDEAL

Vereenvoudig het innen van gelden met onze iDEAL-module. Betalingen voor contributies, aanmaningen en evenementinschrijvingen met één klik!

Details
Banen reserveren

Optimaliseer het proces om banen te reserveren! Ons boekingssysteem maakt het reserveren van tennis-, padel- squash- en badmintonbanen eenvoudig!

Details
Boekhouding

Profiteer van geavanceerd financieel beheer met de Boekhoudmodule! Beheer je verenigingsfinanciën, geldstromen en krijg meer inzicht in de financiële situatie.

Details

Extra Services: we nemen graag
werk uit handen

Heeft jouw vereniging tijdelijk extra ondersteuning nodig bij administratieve taken? Of het nu gaat om het innen van contributies, het opstellen van de jaarrekening of het verwerken van inkoopfacturen, met onze Extra Services ondersteunen we jullie op verschillende vlakken en zorgen we ervoor dat jullie meer ruimte krijgen.

Bekijk onze Extra Services

Veelgestelde vragen

Zijn er verschillende contributiestructuren mogelijk?

Binnen AllUnited is het mogelijk om verschillende soort contributies op een relatiekaart vast te leggen met verschillende betalingstermijnen. Dit kan per jaar, kwartaal, maar ook per maand zijn. Op deze manier kunnen er verschillende soorten lidmaatschappen worden aangemaakt met allen hun eigen rekenregels. Eventueel kan er zelfs ook op basis van presentie in de lessen worden gefactureerd.

Ondersteunt AllUnited facturatiemogelijkheden als staffel per lesuur of afwijkende lesduren?

We beschikken over uitgebreide facturatiemogelijkheden. Denk hierbij aan meerdere sporten, onderlinge kortingen en berekening naar rato. Facturatie op basis van het aantal lessen of de totale tijdsduur van de lessen bij elkaar opgeteld of verschillende tarieven per lesuur aan de hand van een facturatiesleutel (bijv. 1e uur €50, 2e uur €45, 3e uur €40, etc.) of via presentie bij lessen. Maar ook lessen factureren richting het lid die (verenigings-)seizoenen overlappen, is al mogelijk gemaakt.

Hoe gaat AllUnited om met gemeentelijke subsidieregelingen zoals Jeugd Sportfonds?

Dat is afhankelijk van de werkwijze binnen elke vereniging, daar deze nogal verschillen. Er zijn zelfs verschillende werkwijze mogelijk binnen dezelfde gemeente. Meestal werken we met een factuurverzamelaar, waardoor de factuur op de correcte wijze wordt aangepast. Tevens resulteert dit in een gemakkelijk overzicht welke de vereniging kan aanleveren bij de gemeente.

We innen jaarlijks contributie en berekenen handmatig restitutie bij blessures halverwege het jaar. Kan dit worden geautomatiseerd?

We kunnen deze rekenregel automatiseren zodat de juiste financiële correctie plaats vindt. Of hier kosten bij spelen, zal afhankelijk zijn of we deze rekenregel reeds voor andere verenigingen hebben gerealiseerd. We zien de details omtrent deze rekenregel dan ook graag tegemoet zodat we dit voor jullie vereniging kunnen uitzoeken.

Kunnen we een factuur crediteren?

Als penningmeester beschik je over diverse instrumenten. Je kan facturen storneren, waarbij het systeem automatisch een creditnota aanmaakt en het lid weer klaar zet om opnieuw gefactureerd te worden. Als penningmeester kan je nu de benodigde aanpassingen doorvoeren en vervolgens de facturatie draaien met de nieuwe correcte bedragen als gevolg.

Tweede optie betreft het veld “facturatie instructies”. Dit veld zorgt ervoor dat deze facturen na het massaal factureren niet al zijn geboekt. Om deze facturen te boeken, dient de penningmeester eerst te bekijken wat de facturatie instructie betreft en daarna kan deze factuur worden geboekt, indien penningmeester akkoord geeft. Laatste optie is om het systeem de financiële gevolgen van de aanpassing (bijv. van actief naar rustend lid) te laten uitrekenen.

Vervolgens kan de penningmeester kiezen om dit bedrag wel of niet als factuur te boeken. Grote bedragen zullen tot een factuur worden omgezet, kleine bedragen zullen eerder als incidentele baten worden weggezet.

Hoe ziet het overstaptraject eruit?

Stap 1: relatiebestand toevoegen
Voeg jouw relatiebestand toe in de documentenkluis van jouw AllUnited systeem.

Stap 2: inrichten systeem
Wij importeren de bestanden in jouw AllUnited systeem en zorgen dat alle relaties op de juiste manier in het systeem komen te staan.

Stap 3: uitleg systeem
Wij plannen een online bespreking in om de werking van jouw administratie uit te leggen.

Stap 4: feedback geven
Na de uitlegsessie is er de mogelijkheid om het systeem zelf te verkennen en te controleren, zodat jullie feedback kunnen geven en gerichte vragen kunnen stellen.

Stap 5: feedback verwerken
Wij voeren de gewenste correcties door, waarop jullie de laatste wijzigingen nog eens kunnen controleren.

Stap 6: start implementatie en aan de slag met AllUnited
Gefeliciteerd, je kunt aan de slag met het volledig voor jou ingerichte relatieadministratie!

Indien van toepassing zal de financiële implementatie plaatsvinden.

Het beheren van jouw vereniging wordt vele malen eenvoudiger en fijner. Houd de ledenadministratie en boekhouding up-to-date, zorg ervoor dat de facturen allemaal netjes op tijd worden gefactureerd, synchroniseer automatisch met de bond en nog veel meer.

Kunnen we met een extern boekhoudpakket blijven werken?

Ja, dit is mogelijk. Wij adviseren de vereniging haar facturatie en debiteurenbeheer via AllUnited te laten verlopen. Daarmee wordt voorkomen dat alle leden ook als een debiteur in het andere financiële pakket onderhouden moeten worden en dat de informatie in het AllUnited systeem vervuilt.

Worden facturen standaard per mail verstuurd?

Wij raden aan om de facturen eerst per email te versturen. Deze facturen zullen vervolgens batchgewijs worden verstuurd om te voorkomen dat de facturen door de mailproviders worden gezien als spam. Het komt voor dat sommige e-mailadressen mogelijk foutief zijn of dat er geen mailadres bekend is op de relatiekaart.

Deze facturen kan je dan per post versturen (indien gewenst met een andere lay-out waarbij het lid wordt verzocht zijn mailadres aan te passen in de administratie). Ook voor leden die de voorkeur hebben om de factuur sowieso per post te ontvangen, kan een andere template worden gehanteerd. Het is mogelijk om extra administratieve kosten te rekenen voor facturen per post. De vereniging kan er ook voor kiezen om de facturen niet te versturen, maar dat is minder gebruikelijk. Via de ledenmodule of via een AllUnited website zijn hun facturen en openstaande posten inzichtelijk.

Kan je leden automatisch een factuur sturen bij het aanmaken van een incasso bestand?

Facturen kunnen zowel digitaal als per post worden verzonden. Tevens zijn de eigen facturen inzichtelijk voor het lid via de ledenmodule.

Kun je ook los facturen versturen met iDeal (voor bijvoorbeeld een ledenkamp) of is de module Boekhouding hiervoor nodig?

iDEAL is een losse module die door de vereniging geactiveerd kan worden. Naast diverse betaalwijzen zijn ook eigen betalingstermijnen voorhanden. Handig bij een seizoen van 12 maanden met een factuur in 10 termijnen, waarbij in de laatste 2 maanden geen termijn meer wordt geheven.

Blije verenigingen vertellen

“De eenvoud waarmee de facturen aangemaakt worden en de ontvangsten via de bank verwerkt worden is gewoon grandioos. Ik zou zeggen verenigingen verenig u en ga over op AllUnited.”

Gerard Groenestein

Nederlandse Bearded Collie Club (NBCC)
“Ik heb AllUnited ervaren als een snelle, leuke, vriendelijke, accurate en zeer deskundig bedrijf dat weet wat de gebruikers willen om zo leden meer te bedienen. Verder hebben ze een prima werkend systeem waarin veel mogelijk is. Top voor elkaar!”

Marten Perdok

LTV Randenbroek
“De boekhouding is zeer gebruikersvriendelijk en levert overzichtelijke rapporten op. Ook de leden kunnen eenvoudig hun rekeningen inzien en online via iDeal betalen.”

Marcel de Kler

H.V. & C.V. Quick