Skip to main content
digitaal betalen

Facturatie en debiteurenbeheer

AllUnited biedt facturatie en debiteurenbeheer aan speciaal ontwikkeld voor verenigingen. Deze financiële administratie software geeft verenigingen inzicht en slagkracht op ieder moment van de dag. Daarnaast is de software eenvoudig in gebruik, overzichtelijk en waterdicht.

facturatie in allunited module

Een krachtige, flexibele en persoonlijke facturatietool

Gemakkelijke online (massa)facturatie. Door de uitzonderingen in de contributies vast te leggen hoef je als penningmeester niet meer te werken met losse lijstjes. Denk aan kortingen voor families, meerdere sporten, vrijwilligers, trainers, ereleden etc. of naar rato berekeningen als leden in de loop van het jaar/seizoen lid worden en minder hoeven te betalen.
debiteurenbeheer software voor verenigingen

Inzichtelijk en overzichtelijk debiteurenbeheer

Door te werken vanuit één pakket voor de complete administratie, blijft de informatie consistent en up-to-date en verloopt het beheer van de financiële administratie efficiënter. Het debiteuren systeem biedt ook de mogelijkheid om verschillende rapportages te genereren en maakt het mogelijk om via deze rapportages direct contact te leggen met een debiteur.

De voordelen van facturatie en debiteurenbeheer

Betere processen

Door processen via de Facturatie en debiteurenhebeer module te integreren, wordt dubbel werk voorkomen en worden deze overzichtelijk weergegeven.

OMNI-proof

De administratie is geschikt voor OMNI-verenigingen vanwege de flexibele facturatie instellingen. Er zijn meerdere administraties in één systeem mogelijk.

Facturatie script

Stel kortingen, uitzonderingen en facturatie naar rato in en laat het systeem deze berekeningen automatisch uitvoeren tijdens het aanmaken van de facturen.

geldkas

We nemen graag werk uit handen

Heeft jouw vereniging tijdelijk behoefte aan extra hulp bij administratieve taken? Bijvoorbeeld bij het innen van jaarlijkse contributies of het opstellen van de jaarrekening en het boeken van inkoopfacturen? AllUnited’s Extra Services bieden jouw vereniging de ruimte om zich te richten op andere zaken.

Wellicht ook interessant voor jouw vereniging: onze IDEAL-module.

  • “De eenvoud waarmee de facturen aangemaakt worden en de ontvangsten via de bank verwerkt worden is gewoon grandioos. Ik zou zeggen verenigingen verenig u en ga over op AllUnited.”

    Gerard Groenestein

    Nederlandse Bearded Collie Club (NBCC)

  • “De boekhouding is zeer gebruikersvriendelijk en levert overzichtelijke rapporten op. Ook de leden kunnen eenvoudig hun rekeningen inzien en online via iDeal betalen.”

    Marcel de Kler

    H.V. & C.V. Quick

  • “Ik heb AllUnited ervaren als een snelle, leuke, vriendelijke, accurate en zeer deskundig bedrijf dat weet wat de gebruikers willen om zo leden meer te bedienen. Verder hebben ze een prima werkend systeem waarin veel mogelijk is. Top voor elkaar!”

    Marten Perdok

    LTV Randenbroek

Veelgestelde vragen

Zijn er verschillende contributiestructuren mogelijk?
Binnen AllUnited is het mogelijk om verschillende soort contributies op een relatiekaart vast te leggen met verschillende betalingstermijnen. Dit kan per jaar, kwartaal, maar ook per maand zijn. Op deze manier kunnen er verschillende soorten lidmaatschappen worden aangemaakt met allen hun eigen rekenregels. Eventueel kan er zelfs ook op basis van presentie in de lessen worden gefactureerd.
Ondersteunt AllUnited ook complexe facturatie mogelijkheden zoals staffel per lesuur of afwijkende lesduren?
AllUnited beschikt over uitgebreide facturatie mogelijkheden. Denk hierbij aan meerdere sporten, onderlinge kortingen en berekening naar rato. Facturatie op basis van het aantal lessen of de totale tijdsduur van de lessen bij elkaar opgeteld of verschillende tarieven per lesuur aan de hand van een facturatiesleutel (bijv. 1e uur € 50, 2e uur € 45, 3e uur € 40, etc.) of via presentie bij lessen. Maar ook lessen factureren richting het lid die (verenigings-)seizoenen overlappen, is al mogelijk gemaakt.
Hoe gaat AllUnited om met gemeentelijke subsidieregelingen zoals Jeugd Sportfonds?
Dat is afhankelijk van de werkwijze binnen elke vereniging, daar deze nogal verschillen. Er zijn zelfs verschillende werkwijze mogelijk binnen dezelfde gemeente. Meestal werken we met een factuurverzamelaar, waardoor de factuur op de correcte wijze wordt aangepast. Tevens resulteert dit in een gemakkelijk overzicht welke de vereniging kan aanleveren bij de gemeente.
Wij incasseren 1x per jaar contributie. Als een lid halverwege jaar is geblesseerd, rekenen wij handmatig de restitutie uit. Kan dit geautomatiseerd worden?
We kunnen deze rekenregel automatiseren zodat de juiste financiële correctie plaats vindt. Of hier kosten bij spelen, zal afhankelijk zijn of we deze rekenregel reeds voor andere verenigingen hebben gerealiseerd. We zien de details omtrent deze rekenregel dan ook graag tegemoet zodat we dit voor jullie vereniging kunnen uitzoeken.
Worden facturen standaard per mail verstuurd?
Wij raden aan om de facturen eerst per email te versturen. Deze facturen zullen vervolgens batchgewijs worden verstuurd om te voorkomen dat de facturen door de mailproviders worden gezien als spam. Het komt voor dat sommige e-mailadressen mogelijk foutief zijn of dat er geen mailadres bekend is op de relatiekaart. Deze facturen kan je dan per post versturen (indien gewenst met een andere lay-out waarbij het lid wordt verzocht zijn mailadres aan te passen in de administratie). Ook voor leden die de voorkeur hebben om de factuur sowieso per post te ontvangen, kan een andere template worden gehanteerd. Het is mogelijk om extra administratieve kosten te rekenen voor facturen per post. De vereniging kan er ook voor kiezen om de facturen niet te versturen, maar dat is minder gebruikelijk. Via de ledenmodule of via een AllUnited website zijn hun facturen en openstaande posten inzichtelijk.
Kan je een factuur crediteren?
Als penningmeester beschik je over diverse instrumenten. Je kan facturen storneren, waarbij het systeem automatisch een creditnota aanmaakt en het lid weer klaar zet om opnieuw gefactureerd te worden. Als penningmeester kan je nu de benodigde aanpassingen doorvoeren en vervolgens de facturatie draaien met de nieuwe correcte bedragen als gevolg. Tweede optie betreft het veld “facturatie instructies”. Dit veld zorgt ervoor dat deze facturen na het massaal factureren niet al zijn geboekt. Om deze facturen te boeken, dient de penningmeester eerst te bekijken wat de facturatie instructie betreft en daarna kan deze factuur worden geboekt, indien penningmeester akkoord geeft. Laatste optie is om het systeem de financiële gevolgen van de aanpassing (bijv. van actief naar rustend lid) te laten uitrekenen. Vervolgens kan de penningmeester kiezen om dit bedrag wel of niet als factuur te boeken. Grote bedragen zullen tot een factuur worden omgezet, kleine bedragen zullen eerder als incidentele baten worden weggezet.
Kan je leden automatisch een factuur sturen bij het aanmaken van een incasso bestand?
Facturen kunnen zowel digitaal als per post worden verzonden. Tevens zijn de eigen facturen inzichtelijk voor het lid via de ledenmodule.
Kun je ook los facturen versturen met iDeal (voor bijvoorbeeld een ledenkamp) of is de module Boekhouding hiervoor nodig?

iDeal is een losse module die door de vereniging geactiveerd kan worden. Naast diverse betaalwijzen zijn ook eigen betalingstermijnen voorhanden. Handig bij een seizoen van 12 maanden met een factuur in 10 termijnen, waarbij in de laatste 2 maanden geen termijn meer wordt geheven.

Meer weten over de Facturatie & debiteurenbeheer? Ontdek de voordelen van deze module!