Vrijwilligersadministratie

Binnen elke vereniging spelen vrijwilligers een grote rol. Elk van hen vervult een belangrijke functie, welke vastgelegd dient te worden. Niet alleen de structurele functies maar ook de incidentele diensten. Dit overzicht van taken en functies ondersteunt de zoektocht naar nieuwe vrijwilligers. Uiteindelijk komt hier een vrijwilligersrapportage uit voort waarbij gekeken kan worden of de vrijwilligers aan hun vrijwilligerspunten komen. En indien mogelijk boetes kunnen worden opgelegd aan de vrijwilligers die deze punten niet halen.

Vrijwilligersfuncties

Binnen alle vrijwilligers zijn er bestuurdersfuncties en commissiefuncties die voor een langere periode worden uitgevoerd door een persoon waarbij een bepaalde verantwoordelijkheid voor taken wordt vastgelegd. Binnen het AllUnited systeem worden deze functies en verantwoordelijkheden vastgelegd. Hiermee wordt ook de gehele geschiedenis van de verschillende personen die deze functies hebben bekleed in kaart gebracht.

Vrijwilligersdiensten

Bij diverse verenigingen vervullen leden ook diensten bijvoorbeeld achter de bar. Een hele klus om deze planningen te maken en bij te houden. Dit kan een stuk eenvoudiger. Leden kunnen zelf hun diensten reserveren. Wanneer de maximale inschrijfdatum is overschreden, dan kunnen de schema’s automatisch worden ingevuld. Hierbij kan rekening worden gehouden met andere werkzaamheden binnen de vereniging. Daarnaast biedt het systeem ook de mogelijkheid voor het desbetreffende commissielid om de vrijwilligers zelf in te plannen.

Documentenbeheer

Het is mogelijk om een digitaal archief vast te leggen om de veiligheid van de documenten te garanderen. Alles wordt hierin vastgelegd en kan niet bij overdracht van taken en vrijwilligers verloren raken. Hierbij is het mogelijk om bepaalde documenten te ontsluiten naar de website. Elk document wordt vastgelegd op basis van een object. Dit houdt in dat documenten niet zomaar ergens zweven in de Cloud. Hierdoor zijn de documenten gemakkelijk terug te vinden en is het mogelijk om te zien welke persoon het document heeft ingeladen.

Agenda’s

Binnen een vereniging kunnen behalve wedstrijden en trainingen ook vrijwilligerstaken worden verwacht van leden. Deze informatie wordt samengesteld door verschillende commissies. Het lid zal dus op meerdere plekken moeten zoeken voor het volledige overzicht. AllUnited creëert binnen het persoonlijke domein van een lid een persoonlijke agenda. Zo heeft een lid altijd in één oogopslag het totale overzicht.

Het systeem stelt alle persoonlijke agenda’s samen op basis van de invoer van de verschillende commissies. Commissies hoeven slechts hun informatie in het systeem te zetten en de verspreiding volgt vanzelf.

Baan- & locatiereserveringen

Wij hebben een eigen baan reserveringssysteem ontwikkeld, waarbij het mogelijk is om naast een baan ook een ruimte, persoon of object te reserveren en meteen te betalen. Dit biedt de vereniging de mogelijkheid om de locatie ook commercieel te verhuren aan bijvoorbeeld scholen of andere partijen.

Vastleggen van materialen

Beschikt een vereniging over vele materialen welke aan diverse personen of teams worden uitgeleend? Binnen AllUnited is het mogelijk om allerlei objecten waaronder materiaal te definiëren en groeperen. Waarbij onze integratie de mogelijke financiële afwikkeling (borg, boete) waarborgt en al deze zaken inzichtelijk zijn op persoons- en teamniveau.

Via de module is het volgende mogelijk:

• Materiaal definiëren en groeperen
• Optionele serienummers indien een object uit meerdere onderdelen bestaat.
• Vastgelegd als ‘Investeringen’ inclusief financiële opvolging van het materiaal door middel van afschrijvingen
• Relaties of teams koppelen zodat opgevolgd kan worden wie het materiaal in bezit heeft.
• Eenvoudig aan te maken bevestigingsbrieven bij uitgifte maar ook bewijzen van retour (inclusief kwaliteit ingeleverde materiaal en mogelijke financiële consequentie).
• Diverse rapportages mogelijk via onze selectie wizard (Bijvoorbeeld overzicht van alle lockers inclusief de bijbehorende keepertassen en inhoud)