Privacyverklaring AllUnited B.V.
Laatst geüpdatet op: 27-07-2026
Deze privacyverklaring geldt voor alle diensten en activiteiten die AllUnited B.V. (hierna: “wij”, “ons” of “onze”) aanbiedt. Hierin leest u hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.
De inhoud van deze privacyverklaring wordt in de volgende onderdelen uitgelegd:
- Reikwijdte van deze privacyverklaring
- Verwerkingsverantwoordelijke
- Van wie verwerken wij persoonsgegevens
- Welke persoonsgegevens verwerken wij
- Doel en grondslag van verwerking
- Verstrekken aan derden
- Binnen de EER
- Minderjarigen
- Bewaartermijn
- Cookies en tracking
- Beveiliging
- Rechten van betrokkenen
- Contact
1. Reikwijdte van deze privacyverklaring
AllUnited treedt in verschillende hoedanigheden op als het gaat om persoonsgegevens. Voor de gegevens die wij verzamelen in het kader van onze eigen bedrijfsvoering, zoals van klanten, leveranciers, sollicitanten, medewerkers, nieuwsbriefabonnees en overige stakeholders, prospects en geïnteresseerden, zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Dit Privacy Statement heeft primair betrekking op deze gegevens.
Voor de persoonsgegevens van leden die via onze software worden verwerkt door aangesloten verenigingen en organisaties, treedt AllUnited op als verwerker. De aangesloten vereniging, community of organisatie is in dat geval zelf verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt welke gegevens worden verwerkt en met welk doel. De afspraken hierover zijn vastgelegd in de verwerkersovereenkomst tussen AllUnited en de betreffende vereniging of organisatie. Bent u lid van een vereniging die gebruikmaakt van AllUnited en heeft u vragen over uw gegevens, dan verwijzen wij u naar het privacybeleid van uw eigen vereniging, community of organisatie.
2. Verwerkingsverantwoordelijke
Wij vinden de bescherming van uw persoonsgegevens erg belangrijk. In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij zorgvuldig omgaan met deze gegevens en voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Wij waarborgen uw privacy door:
- Persoonsgegevens alleen te verwerken voor vooraf vastgestelde en duidelijk omschreven doelen.
- Niet meer gegevens te verwerken dan nodig is voor deze doelen.
- Alleen persoonsgegevens te verwerken als dat wettelijk mag of met uw uitdrukkelijke toestemming.
- Technische en organisatorische maatregelen te nemen om uw gegevens goed te beveiligen.
- Gegevens alleen met derden te delen als dat nodig is voor onze diensten of wettelijk verplicht is.
- Uw rechten te respecteren en hierover te informeren.
3. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens van de volgende groepen:
- Klanten
- Leveranciers
- Sollicitanten
- Medewerkers
- Nieuwsbriefabonnees
- Stakeholders, prospects en geïnteresseerden
- Websitebezoekers
4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Per groep verwerken wij de volgende gegevens:
- Klanten (verenigingen, community’s, organisaties, bonden): naam, e-mailadres, adres, telefoonnummer.
- Leveranciers: naam, e-mailadres, adres, telefoonnummer.
- Nieuwsbriefabonnees: naam, e-mailadres.
- Stakeholders, prospects en geïnteresseerden: naam, e-mailadres.
- Medewerkers: naam, e-mailadres, adres, telefoonnummer, geboortedatum, BSN, bankgegevens.
- Sollicitanten: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, CV, motivatiebrief
- Websitebezoekers: browser- en besturingssysteeminformatie (via cookies en analysetools), IP-adres (via Google reCAPTCHA en YouTube). Indien u een contactformulier invult of de chatwidget gebruikt: naam, e-mailadres en de inhoud van uw bericht of vraag.
Leden van aangesloten verenigingen, community’s of organisaties
Naast de gegevens die wij verwerken in onze rol als verwerkingsverantwoordelijke (zie hierboven), verwerkt onze software ook persoonsgegevens van leden namens de bij ons aangesloten verenigingen, community’s, organisaties en bonden. AllUnited treedt hierbij op als verwerker; de vereniging, community, organisatie of bond bepaalt zelf welke gegevens worden verwerkt en met welk doel (zie ook “Reikwijdte van deze Privacyverklaring”).
Afhankelijk van de inrichting door de vereniging of bond kan het hierbij onder meer gaan om:
- NAW-gegevens, e-mailadres en telefoonnummer;
- Geboortedatum;
- Bankgegevens (IBAN) ten behoeve van contributie-incasso;
- Lidmaatschapsgegevens, zoals lidmaatschapsvorm, sportactiviteit of teamindeling;
- Betaal- en factuurhistorie;
- Overige gegevens die de vereniging of bond specifiek voor haar administratie registreert.
Welke gegevens exact worden verwerkt en met welk doel, kan per vereniging of bond verschillen. Hiervoor verwijzen wij u naar het privacybeleid van uw eigen vereniging of bond.
5. Doel en grondslag van verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens alleen als er een doel en grondslag voor is, zoals:
Overzicht van verwerkingen van persoonsgegevens, ingedeeld per categorie
| Categorie | Persoonsgegevens | Grondslag AVG | Toelichting |
|---|---|---|---|
| Klanten (verenigingen, community’s, organisaties, bonden) | Naam, adres, telefoonnummer, e‑mailadres | Uitvoering overeenkomst | Nodig voor de levering van software, support, facturatie en communicatie. |
| Leveranciers | Naam, adres, telefoonnummer, e‑mailadres | Uitvoering overeenkomst | Nodig voor inkoop, samenwerking en betaling van leveranciers. |
| Nieuwsbriefabonnees | Naam, e‑mailadres | Toestemming | De betrokkene schrijft zichzelf in en kan zich altijd weer uitschrijven. |
| Stakeholders, prospects, geïnteresseerden | Naam, e‑mailadres | Gerechtvaardigd belangToestemming | Afhankelijk van de situatie. Bij een contactaanvraag of beursbezoek is gerechtvaardigd belang vaak verdedigbaar. Bij nieuwsbrieven is toestemming nodig. |
| Medewerkers | Naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum, BSN, bankgegevens | Uitvoering overeenkomstWettelijke verplichting | Arbeidsovereenkomst (salaris, contactgegevens) én wettelijke verplichtingen zoals loonbelasting, pensioen en identificatie. |
| Sollicitanten | Naam, adres, telefoonnummer, e‑mailadres, geboortedatum, CV, motivatiebrief | Gerechtvaardigd belangToestemming | Nodig om de sollicitatieprocedure te kunnen uitvoeren en een geschikte kandidaat te selecteren. |
| Websitebezoekers | Browser- en besturingssysteeminformatie (via cookies en analysetools), IP-adres (via Google reCAPTCHA en YouTube). Indien u een contactformulier invult of de chatwidget gebruikt: naam, e‑mailadres en de inhoud van uw bericht of vraag. | ToestemmingGerechtvaardigd belang | Nodig om de website te analyseren en te verbeteren, en om contact- of demoverzoeken te kunnen afhandelen. Zie ook punt 10 (Cookies en tracking). |
6. Verstrekken aan derden
De gegevens die u aan ons verstrekt, delen wij alleen met derden als dat noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor:
- Het onderhouden van onze internetomgeving
- Financiële administratie
- Verzending van nieuwsbrieven
Met deze partijen maken wij afspraken om uw gegevens te beschermen. Gegevens worden niet gedeeld zonder uw toestemming of wettelijke verplichting.
Een overzicht van de partijen die als verwerker of subverwerker gegevens namens ons verwerken, vindt u in onze Verwerkers- en subverwerkerslijst. Deze lijst kunt u bij ons opvragen. De verwerkers en subverwerkers die wij inzetten voor cookies en tracking op onze website, vindt u onder punt 10.
7. Binnen de EER
Wij verwerken uw gegevens alleen binnen de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij anders aangegeven.
Sommige verwerkers en subverwerkers kunnen gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EER), of onderdeel zijn van internationale organisaties. In dergelijke gevallen zorgt AllUnited voor passende waarborgen conform de AVG, zoals:
- Standard Contractual Clauses (SCC’s)
- Aanvullende beveiligingsmaatregelen waar nodig
8. Minderjarigen
Persoonsgegevens van minderjarigen verwerken wij alleen met schriftelijke toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
9. Bewaartermijn
AllUnited B.V. bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is, zoals de fiscale bewaarplicht van 7 jaar voor administratieve gegevens.
Overzicht van bewaartermijnen van persoonsgegevens, ingedeeld per categorie
Klantrelatie
| Categorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Accountgegevens van de vereniging, community of organisatie als klant (bijvoorbeeld contactpersoon, abonnementsgegevens) | Gedurende de looptijd van de overeenkomst met de aangesloten vereniging, community of organisatie |
| Factuur- en administratieve gegevens | 7 jaar |
| Contracten en overeenkomsten | Tot 7 jaar na beëindiging van de overeenkomst |
Support en communicatie
| Categorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Supporttickets en supportcommunicatie | 2 jaar |
| Contact- en demoverzoeken via website of e-mail | Maximaal 2 jaar na afhandeling |
Marketing
| Categorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Nieuwsbriefinschrijvingen en marketingvoorkeuren | Tot uitschrijving of intrekking van toestemming |
| Webinar- en evenementregistraties | Maximaal 2 jaar na deelname |
Personeel en werving
| Categorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Sollicitatiegegevens | Maximaal 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure, tenzij toestemming is gegeven voor langere bewaring (maximaal 1 jaar) |
| Personeelsdossier (medewerkers) | Tot 2 jaar na einde dienstverband, met uitzondering van gegevens waarvoor een wettelijke bewaarplicht geldt (zoals loonbelastinggegevens: 7 jaar) |
Techniek en beveiliging
| Categorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Loggegevens en beveiligingslogs | Maximaal 12 maanden, tenzij noodzakelijk voor beveiligingsonderzoek of wettelijke verplichtingen |
| Back-ups | Maximaal 30 dagen |
| Cookie- en analytische gegevens | Conform de geldigheid van de gebruikte cookies of totdat toestemming wordt ingetrokken |
6. Verstrekken aan derden
De gegevens die u aan ons verstrekt, delen wij alleen met derden als dat noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor:
- Het onderhouden van onze internetomgeving
- Financiële administratie
- Verzending van nieuwsbrieven
Met deze partijen maken wij afspraken om uw gegevens te beschermen. Gegevens worden niet gedeeld zonder uw toestemming of wettelijke verplichting.
Een overzicht van de partijen die als verwerker of subverwerker gegevens namens ons verwerken, vindt u in onze Verwerkers- en subverwerkerslijst. Deze lijst kunt u bij ons opvragen. De verwerkers en subverwerkers die wij inzetten voor cookies en tracking op onze website, vindt u onder punt 10.
7. Binnen de EER
Wij verwerken uw gegevens alleen binnen de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij anders aangegeven.
Sommige verwerkers en subverwerkers kunnen gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EER), of onderdeel zijn van internationale organisaties. In dergelijke gevallen zorgt AllUnited voor passende waarborgen conform de AVG, zoals:
- Standard Contractual Clauses (SCC’s)
- Aanvullende beveiligingsmaatregelen waar nodig
8. Minderjarigen
Persoonsgegevens van minderjarigen verwerken wij alleen met schriftelijke toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
9. Bewaartermijn
AllUnited B.V. bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is, zoals de fiscale bewaarplicht van 7 jaar voor administratieve gegevens.
10. Cookies en tracking
De soorten cookies die wij gebruiken zijn onder andere:
- Functionele werking – Deze cookies zijn noodzakelijk voor de werking van de website, waaronder cookies van Google reCAPTCHA (spambeveiliging), Futy (chatwidget) en Calendly (afspraken inplannen). Hieronder leest u meer over deze tools.
- Voorkeuren – Opslaan van gebruikersinstellingen.
- Statistieken – Via Google Analytics en Mouseflow. Hieronder leest u meer over deze tools.
- Marketing – Via ingesloten YouTube-video’s. Hieronder leest u meer.
Google reCAPTCHA
Wij maken gebruik van Google reCAPTCHA (versie 3) om formulieren op onze website te beveiligen tegen spam en misbruik. reCAPTCHA analyseert het gedrag van bezoekers op de achtergrond en kent een score toe aan de interactie. Hiervoor kan Google gegevens verzamelen zoals uw IP-adres, apparaat- en browserinformatie en klik- of muisbewegingen. De wettelijke basis voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, sub f, AVG) om onze website te beschermen tegen geautomatiseerd misbruik. Meer informatie vindt u in het privacybeleid van Google en de servicevoorwaarden van Google.
Google Analytics
Wij maken gebruik van Google Analytics, beheerd via Google Tag Manager (ID: GTM-MSZ75RW). Dit geeft ons inzicht in het gebruik van onze website, zoals bezoekersaantallen, paginaweergaves en herkomst van bezoek. IP-adressen worden geanonimiseerd. Er is een verwerkersovereenkomst met Google gesloten.
De wettelijke basis voor het plaatsen van Google Analytics-cookies is uw toestemming (artikel 6, lid 1, sub a, AVG). De wettelijke basis voor de verdere verwerking van de verzamelde gegevens is ons gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, sub f, AVG) om de website te verbeteren en te optimaliseren.
U kunt uw toestemming op elk moment intrekken via de cookie-instellingen op onze website.
Mouseflow
Wij maken gebruik van Mouseflow, een webanalysetool waarmee wij inzicht krijgen in hoe bezoekers onze website gebruiken en navigeren. Deze informatie gebruiken wij om de website te verbeteren en gebruiksvriendelijker te maken. Mouseflow biedt functionaliteiten zoals sessieopnames, heatmaps, funnels, formulieranalyses, feedbackenquêtes en klantreisanalyses.
Mouseflow kan de volgende gegevens verzamelen: klikken, muisbewegingen, scrollgedrag, bezochte pagina’s, tijd doorgebracht op de website, browser- en besturingssysteeminformatie, apparaattype, schermresolutie, bezoekerstype, verwijzende website, geanonimiseerd IP-adres, locatie (stad/land), taalvoorkeur en antwoorden op feedbackenquêtes. Deze gegevens worden niet gebruikt om bezoekers persoonlijk te identificeren. Mouseflow verzamelt uitsluitend gegevens op pagina’s waar de tool is geïnstalleerd en volgt geen activiteit buiten de browser.
De wettelijke basis voor het plaatsen van Mouseflow-cookies is uw toestemming (artikel 6, lid 1, sub a, AVG). De wettelijke basis voor de verdere verwerking van de verzamelde gegevens is ons gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, sub f, AVG) om de website te verbeteren en te optimaliseren.
U kunt uw toestemming op elk moment intrekken via de cookie-instellingen op onze website, of u afmelden via mouseflow.com/opt-out. Meer informatie over Mouseflow en het privacybeleid vindt u op mouseflow.com en in de privacy policy van Mouseflow.
Futy
Onze website maakt gebruik van Futy, een chatwidget (leadbot) waarmee bezoekers eenvoudig een vraag kunnen stellen, een offerte kunnen aanvragen of een afspraak kunnen inplannen. Futy plaatst lokale opslag (geen traditionele cookies) om de chatfunctie te laten werken en de bezoeker te herkennen tijdens het gebruik van de widget.
De wettelijke basis voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, sub f, AVG) om bezoekers op een laagdrempelige manier in contact te kunnen laten komen met AllUnited. Meer informatie vindt u in het privacybeleid van Futy.
Calendly
Via de Futy-widget kan een bezoeker een afspraak inplannen met behulp van Calendly. Wanneer u een tijdslot kiest, wordt u doorgeleid naar de planningsomgeving van Calendly. Calendly kan daarbij eigen cookies plaatsen, waaronder cookies voor sessiebeheer en beveiliging (zoals cookies van Cloudflare). Deze cookies vallen buiten onze controle. Meer informatie vindt u in het cookiebeleid van Calendly.
De wettelijke basis voor de cookies die wij zelf plaatsen via de Calendly-widget is ons gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, sub f, AVG) om bezoekers de mogelijkheid te bieden eenvoudig een afspraak in te plannen.
YouTube
Onze website bevat ingesloten video’s van YouTube. Wanneer u een video bekijkt, kan YouTube cookies plaatsen en gegevens verzamelen over uw bezoek, zoals uw IP-adres en kijkgedrag. Wij hebben geen invloed op de gegevensverwerking door YouTube. Meer informatie vindt u in het privacybeleid van Google.
11. Beveiliging
Wij nemen passende maatregelen om uw gegevens te beschermen, zoals:
- Geheimhoudingsplicht voor medewerkers.
- Beveiliging van systemen met gebruikersnamen en wachtwoorden.
- We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
12. Rechten van betrokkenen
U heeft het recht op inzage, correctie of verwijdering van uw gegevens. Ook kunt u bezwaar maken tegen verwerking, verzoeken om beperking van de verwerking, of vragen om gegevens over te dragen. Bij toestemming kunt u deze altijd intrekken.
Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming in Nederland.
13. Contact
Heeft u vragen, klachten of opmerkingen over deze privacyverklaring? Neem dan contact op via:
AllUnited B.V.
Keyserswey 31 Eerste verdieping
2201 CW Noordwijk
KvK-nummer: 27320922
E-mail: info@allunited.nl