Beste penningmeester!
De facturatie van leden en sponsoren blijkt in de praktijk niet eenvoudig. Zorg daarom voor een systeem waarin je als penningmeester jouw werk goed kunt doen. Jij bent immers verantwoordelijk voor de motor van de club. Daarom is een gekoppelde waterdichte en veelzijdige verenigingsboekhouding onmisbaar.
Voordelen voor jou als penningmeester
- Facturatiestructuren mogelijk voor o.a. contributies, evenementen, lessen & contracten
- Automatisch berekenen van kortingen & boetes
- Geïntegreerde boekhouding
- Financiële rapportages mogelijk met o.a. begroting, balans & exploitatie
- Verenigingsvriendelijke aanmaanprocedure
- Kijkrechten voor jouw medebestuurders
- Notificatie van financiële bijzonderheden
- AllUnited als reservepenningmeester
- Facturatie
- Boekhouding (geïntegreerd)
- Boekhouding (extern pakket)
- Betaalwijzen
- Aanmanen
- Financiële rapportages
- Inkoopfacturen
- Unieke kenmerken
Facturatie op basis van drie pijlers
Activiteiten
Contributies zijn een belangrijke jaarlijkse inkomstenbron voor de vereniging. Verenigingen hanteren verschillende contributievormen om aan de wensen van de leden te voldoen. Om deze complexe contributieberekening flexibiliteit te faciliteren, biedt AllUnited maatwerk als oplossing. Wanneer alle rekenregels en (familie)kortingen digitaal zijn vastgelegd, dan heeft de penningmeester genoeg aan één druk op de knop en kan er een massa factuur uitgaan. De facturen kunnen natuurlijk digitaal worden verstuurd, maar ook per post met mogelijk extra administratiekosten.
Cursussen & evenementen
Buiten de jaarlijkse terugkerende facturen is het ook mogelijk om opzichzelfstaande evenementen en cursussen te factureren. Voor deze activiteiten kunnen leden en niet-leden zichzelf inschrijven. De kosten die gemoeid zijn bij deze activiteiten kunnen vervolgens als individuele factuur worden verstuurd.
Contracten
Binnen deze pijler vallen alle contracten die voor een bepaalde tijd zijn vastgelegd. Hierbij moet gedacht worden aan sponsorcontracten, maar ook prijsafspraken met leden.
Geïntegreerde boekhouding
Behalve de facturatie is ook de boekhouding gespecialiseerd op en ontwikkeld door verenigingen. Transparantie, eenvoud en flexibiliteit zijn daarbij centrale begrippen. De boekhouding is ook geschikt voor verenigingen met meerdere juridische eenheden. Doordat binnen AllUnited uitgebreide autorisaties mogelijk zijn, is de penningmeester in staat het werk te verdelen over verschillende personen zonder dat dit ten koste gaat van de inzichtelijkheid en controle.
Standaard in AllUnited:
- Aanmanen
- Automatische incasso (SEPA)
- Bank/Kas afschriften
- Beheren investeringen
- Budgettering
- Btw
- Journaalposten
- Memoriaal boekingen
Machtiging automatische incasso
Centraal opslaan van getekende incassoformulieren waarborgt een gezonde financiële administratie. De vereniging is te allen tijde in staat aan de bank te bewijzen dat zij hun “papierwinkel” op orde hebben.
Boekhouding met een extern pakket
Het pakket van AllUnited biedt een geintegreerd boekhoudpakket aan, maar er zijn ook verenigingen die liever met een extern pakket als Exact of AFAS willen werken i.c.m. AllUnited.
Wanneer de facturatie in AllUnited wordt gedaan is ons advies om ook het volledige debiteurenbeheer van de leden in AllUnited te doen. AllUnited biedt goede mogelijkheden op het gebied van betalingsherinneringen waarbij een goed debiteurenbeheer kan worden uitgevoerd. Daarmee wordt voorkomen dat alle leden ook als een debiteur in het andere financiële pakket onderhouden moeten worden en dat de informatie in AllUnited vervuilt.
Om dubbele werkzaamheden te voorkomen wordt dan een “dummy” grootboekrekening ingesteld, waarop alle posten die geen betrekking hebben op de debiteuren automatisch worden geboekt. In het financiële systeem worden dan periodiek de gegevens vanuit AllUnited ingelezen of via memoriaal geboekt. Daar wordt dan alles wat betrekking heeft op de debiteuren vanuit de bank op een “dummy” grootboekrekening geboekt, zodat daarmee de dubbele boeking van de bank weer gecorrigeerd kan worden. Op die manier kunnen de voordelen van beide pakketten, zonder al te veel extra werkzaamheden, benut worden.
Verschillende betaalwijzen
Flexibiliteit vindt niet alleen plaats binnen de verschillende vormen van contributie. Ook de verschillende vormen van betalen zijn hedendaags bij verenigingen flink uitgebreid. Zijn de facturen eenmaal verstuurd, dient het lid te betalen. Zelf overmaken, automatische incasso’s en IDEAL behoren tot de mogelijkheden, waarbij onze betalingen al sinds oktober 2013 geschikt zijn voor SEPA. SEPA heeft tot doel om alle euro betalingen binnen Europa te standaardiseren zodat er straks geen verschil meer is tussen binnenlandse betaling en een euro betaling in, van of naar een ander land in Europa. De betaalwijze wordt in overleg met de vereniging vastgelegd.
Meerdere betalingstermijnen
Binnen verenigingen wordt gespreid betalen steeds vaker mogelijk, wat meestal extra werk voor de penningmeester betekent. Binnen AllUnited niet; één keer vastleggen en ons systeem regelt de rest.
Transparant debiteurenbeheer
Ook al zijn alle facturen op tijd de deur uit, de betalingen zijn daarmee nog niet binnen. En behalve tijdig betalen, dient er nog rekening gehouden te worden met storneringen en het versturen van aanmaningen. Een transparant overzicht is geen pre maar een absolute must.
Aanmanen
Wanneer een betaling niet is voldaan, wordt deze aangemerkt als openstaande betaling. Is het betalingstermijn verstreken, dan wordt deze factuur automatisch opgenomen in de aanmaningslijst. Deze lijst is te specificeren naar verschillende stappen. Achter iedere stap zit een andere actie of brief gekoppeld.
Financiële rapportages
Alle gangbare rapportages zijn met één druk op de knop inzichtelijk te maken. Hierbij kunnen wij de functie van Penningmeester verder delegeren door autorisaties toe te kennen aan specifieke personen. Zo zouden wij bijvoorbeeld voorzitters van commissies hun eigen exploitatiebegroting kunnen bekijken.
Standaard in AllUnited:
- Balans
- Begroting
- Crediteuren
- Debiteuren
- Exploitatie
- Grootboekrekeningen
Inkoopfacturen
Buiten de uitgaande facturen heeft een vereniging ook te maken met binnenkomende facturen van derden. Deze facturen dienen ook overzichtelijk bewaard te worden en betaald. Met de functionaliteit van AllUnited kunnen deze facturen gemakkelijk ingelezen worden en bewaard. Door te klikken op de factuur kan deze altijd in detail bekeken worden.
Unieke kenmerken
Betaling evenementen
De evenementen module voor de inschrijving van trainingen, lessen, evenementen en daaraan gekoppeld de facturatie en iDeal.
Delegeer taken
Door autorisaties toe te kennen aan specifieke personen is het mogelijk om de taken van de penningmeester te delegeren. Zo zouden bijvoorbeeld voorzitters van commissies hun eigen exploitatiebegroting kunnen bekijken.
Geschikt voor meerdere juridische eenheden
Binnen AllUnited kan de vereniging eenvoudig uitbreiden naar meerdere administraties binnen één systeem. Denk aan fusies, een stichting of het beoefenen van meerdere sporten op één park.
Integratie
Door de integratie met banken is het mogelijk om inkomsten aan juiste facturen te koppelen en in de boekhouding vast te leggen. Dit gebeurt door middel van het inlezen van de bankafschriften. Nadat de inkomsten worden geboekt op relatieniveau heeft het lid op zijn persoonlijke profiel inzicht in de openstaande posten en zijn alle facturen als PDF-document te downloaden.
Machtiging automatische incasso
Centraal opslaan van getekende incassoformulieren waarborgt een gezonde financiële administratie. De vereniging is te allen tijde in staat de bank te bewijzen dat de “papierwinkel” op orde is.
Meerdere betalingstermijnen
Binnen verenigingen wordt gespreid betalen steeds vaker mogelijk, wat meestal extra werk voor de penningmeester betekent. Binnen AllUnited niet; één keer vastleggen en ons systeem regelt de rest.
Uitzonderingen (incidenteel)
Het vastleggen van de facturatie instructies voor incidentele uitzonderingen. Bijv. als iemand geblesseerd is en daarom korting krijgt op het lidmaatschap.
Uitzonderingen (terugkerend)
Facturatiescripts om de uitzonderingen van een vereniging te regelen, die voor meerdere leden gelden en elk jaar/seizoen weer terug komen. Bijvoorbeeld korting voor vrijwilligers, trainers, ereleden etc. of naar rato berekeningen als leden in de loop van het jaar/seizoen lid worden en minder hoeven te betalen.
Vastlegging contracten
Het vastleggen van contracten bijvoorbeeld voor sponsoring, op basis waarvan dan elk jaar een factuur wordt klaargezet en je ook direct een lijst heb van alle sponsoren.
Vastlegging terugkerende boekingen
Eenvoudig terugkerende boekingen verwerken. Bijvoorbeeld je hebt een inkoopfactuur die vaak terugkomt, dan kun je daar een template van maken en deze elke keer gebruiken. Geldt ook voor btw- of salarisboekingen.
Extra diensten voor jou
Besteed de contributie-inning uit
Als verenigingsspecialisten beseffen wij dat de cashflow van de vereniging belangrijk is. Daarom helpen wij jou graag om de contributie te innen. Zorgeloos, snel, goed, eenvoudig en tegen een zeer scherp tarief.
Eenvoudig en 100% veilig
AllUnited No Worries is een extra service waarbij we de uitvoerende financiële taken van de penningmeester met betrekking tot facturatie & debiteurenadministratie grotendeels overnemen. Wij doen dit volledig binnen het eigen pakket! Dus geen onveilige CSV-exports of transacties en altijd direct overdraagbaar.
AllUnited No Worries in het kort:
- Regie over de ledenadministratie (verantwoording/uitzonderingen) blijft bij de vereniging.
- AllUnited neemt de massafacturatie, incasso, betaling van deze facturen en het aanmaanproces over.
- Er wordt een jaarlijkse agenda gemaakt van de belangrijkste tijdstippen voor facturatie & incasso.
- Uniek! Wij maken ook de facturen aan, inclusief controle.
- Alles blijft in eigen systeem en is 100% traceerbaar & 100% transparant.
- De service is direct opzegbaar of overdraagbaar.
Meer weten?
Neem voor vragen of een aantrekkelijke prijsopgave contact op met één van onze verenigingsadviseurs.
Hulp bij opstellen jaarrekening
Uit ervaring weten we dat er veel penningmeesters zijn die worstelen met het opstellen van een goede jaarrekening. Nu kan de vereniging een dure accountant inschakelen, maar het is ook mogelijk gebruik te maken van de diensten van AllUnited. AllUnited beschikt over een Qualified Controller die kennis van het AllUnited systeem combineert met financiële kennis en die daardoor uitstekend in staat is de verenigingen snel en adequaat te helpen bij het opstellen van de jaarrekening.
Zo kunnen wij de vereniging helpen bij concrete vragen, maar we kunnen ook de volgende analyses uitvoeren.
Vergelijking van de cijfers
- Contributie opbrengsten dit jaar en vorig jaar.
- Aantal leden dit jaar en vorig jaar
- Zijn de contributie inkomsten en aantal leden met elkaar in overeenstemming.
- Is alle contributie gefactureerd. Wat staat er nog open.
- Vergelijking van de belangrijkste cijfers van dit jaar en vorig jaar en een analyse van de verschillen.
Het debiteurenbeheer wordt onder de loep genomen
- Zijn alle incasso’s goed verwerkt.
- Is het bedrag van de openstaande posten reëel.
- Is het aanmaanproces goed ingericht en zijn de leden tijdig aangemaand.
- Welk bedrag aan voorziening dubieuze debiteuren moet opgenomen worden.
De tussenrekeningen worden geanalyseerd.
- Staan hier langjarige posten op.
- Is de tussenrekening van de banken netjes verwerkt.
- Is de tussenrekening van de automatische incasso’s netjes verwerkt.
Balansposten worden geanalyseerd
- Kan een goede weergave van de balansposten worden gegeven.
- Is het overzichtelijk ingericht
- Wordt optimaal gebruik gemaakt van de mogelijkheden van AllUnited.
Rapportage
Na de analyse ontvangt de vereniging een verslag van de bevindingen en op basis daarvan aanbevelingen voor de jaarrekening. Deze analyse kan de vereniging ook helpen de kascommissie te ondersteunen, omdat deze dan gebruik kan maken van de controles die door een onafhankelijke derde zijn uitgevoerd.
Kosten
€ 100,00 exclusief btw.
Neem voor vragen of een aantrekkelijke prijsopgave contact op met onze financieel adviseur Bea Logtenberg.
Extra clubinkomsten via crowdfunding
Met het crowdfundingplatform van AllUnited en Sponsorvisie is aan alles gedacht. Alle donaties kunnen eenvoudig via iDEAL en worden automatisch geregistreerd. Je kan één, maar ook meerdere campagnes gelijktijdig voeren.
Er zijn twee kostenmodellen. Een no-cure-no-pay model met variabele vergoeding van 7,5% over de donaties. Hierdoor kunt u zonder financieel risico ervaring opdoen met crowdfunding. Maar je kan ook kiezen voor een vaste vergoeding van € 950,- (excl. BTW) op jaarbasis.
Verdien extra clubinkomsten via de clubwebsite
Hoe?
AdsToSport maakt via het verkeer op de website van de clubs contact met de doelgroep.
Een vereniging kan op 3 manieren meedoen:
1. Alleen een html-code op uw website die anonieme data verzamelt
2. Een of meerdere advertentiebanners op de clubwebsite
3. Beide bovengenoemde opties
Uiteraard zijn onze adaptieve websites uiterst geschikt voor het plaatsen van een banner, welke direct geld gaat opleveren.
Educatie voor jou
De software van AllUnited zit boordevol slimme trucs! Veel verenigingsprocessen zijn makkelijk en snel te regelen. Al die opties maken de software echter wel complex, dus moet je weten waar je mee bezig bent. Daarom gaan we een uitgebreid cursusprogramma uitrollen.
Benieuwd naar onze cursussen? Check ze hier!
Echte verenigingsadministratie
Wij bieden als enige een geïntegreerde verenigingsboekhouding. IBAN, SEPA en iDeal proef. Met de uitzonderingen die op verenigingen van toepassing zijn, zoals familiekortingen, gespreid betalen, vrijwilligerskortingen etc. Dat maakt alles eenvoudiger en creëert extra mogelijkheden.
Klaar voor de volgende penningmeester
Met AllUnited heb je een volledig geïntegreerde administratie, waardoor alles eenvoudig overdraagbaar is aan jouw eventuele opvolger. Dit zorgt ook voor meer transparantie en een beter en eenvoudiger financieel bestuur.
Wij nemen graag werk uit handen
Even geen invulling voor de penningmeestersfunctie? AllUnited 'No Worries' is een extra service waarbij we de uitvoerende financiële taken van de penningmeester met betrekking tot facturatie & debiteurenadministratie grotendeels overnemen. Wij doen dit volledig binnen het eigen pakket! Dus de club behoudt altijd het overzicht wat er gebeurt. Kortom altijd 100% continuïteit.
Meer binding
Leden worden tegenwoordig bestookt met informatie en daar moet jij als vereniging maar net tussen komen. Met het sturen van persoonlijk relevant nieuws, bijvoorbeeld wanneer draai ik mijn bardienst , speel ik een wedstrijd of is er een feestavond, is de kans groter dat het lid jouw nieuws leest.
Onze oplossing brengt op een slimme manier ledenbeheer, administratie, website, sporttechnische zaken en communicatie samen. Hierdoor maken we processen eenvoudiger en communicatie levendiger.
Inzichtelijk en overzichtelijk debiteurenbeheer
Werken vanuit één pakket voor de complete administratieve kern, inclusief geïntegreerde boekhouding zorgt voor overzicht per lid, altijd en overal. Daarbij maakt het systeem belangrijke zaken naar leden inzichtelijk om ze te attenderen. Denk aan openstaande posten in de persoonlijke nieuwsbrief of openstaande posten op persoonlijke ledenprofielen op de website en app.
Onafhankelijk, 100% focus op belang vereniging
Wij ontwikkelen samen met onze verenigingen en begrijpen hoe belangrijk het voor een vereniging is om een ‘eigen gezicht’ te hebben en zich goed te profileren. Om het beste te kunnen bieden, hebben wij gekozen onafhankelijk te zijn, waardoor wij ook open staan voor andere partners van verenigingen. Zo creëer je een win-win.
Gericht op de wereld van morgen
Het AllUnited systeem is eenvoudig uit te breiden naar meerdere administraties binnen één systeem. Een systeem dat kan meegaan met een veranderende markt. Denk aan fusies of het beoefenen van meerdere sporten op één park.
Er valt veel te winnen
Wij geloven dat verenigingen veel meer uit hun club kunnen halen. Het gaat daarbij om integratie en interactie: tussen leden, relaties, partners van de club en natuurlijk met de sportbond (indien van toepassing). AllUnited biedt een breed scala aan mogelijkheden om dit kracht bij te zetten.
Een krachtige, flexibele en persoonlijke facturatietool
Gemakkelijk online (massa)factureren en herinneren. Door de uitzonderingen in de contributies vast te leggen hoef je als penningmeester niet meer te werken met losse lijstjes. Denk aan kortingen voor vrijwilligers, trainers, ereleden etc. of naar rato berekeningen als leden in de loop van het jaar/seizoen lid worden en minder hoeven te betalen.
Betere processen
Door processen zo goed mogelijk te integreren in één pakket voorkom je niet alleen veel dubbel werk, je zorgt ook dat je als bestuur sneller overzicht en inzicht krijgt aangaande de stand van zaken.
Prijsvriendelijk dus verenigingsvriendelijk
AllUnited hanteert al jaren verenigingsvriendelijke prijzen.
“AllUnited, een prachtig geïntegreerd systeem voor verenigingen. Makkelijk te leren en te bedienen voor alle leden binnen de vereniging.”
- Peter Bos, PAC Rotterdam -
Benieuwd naar wat we voor jou kunnen betekenen?
Voor iedereen binnen de vereniging biedt onze oplossing voordelen. Ben je benieuwd welke dat zijn? Kies de rol binnen de vereniging en kom er achter wat ons pakket voor jou kan betekenen!