Antwoord op jouw vragen
We begrijpen dat je mogelijk vragen hebt over het gebruik van AllUnited en hoe onze oplossingen jouw community kunnen ondersteunen. Daarom hebben we deze FAQ samengesteld om je te helpen de informatie te vinden die je nodig hebt.
Veelgestelde vragen
Voel je vrij om door de verschillende categorieën te bladeren en de antwoorden op je vragen te vinden. Als je het antwoord op je specifieke vraag niet kunt vinden, aarzel dan niet om contact op te nemen met onze Customer Care. Ons toegewijde team staat klaar om je verder te helpen en eventuele aanvullende vragen te beantwoorden.
Algemeen
Wij maken dagelijks back-ups van zowel de database als de klant-website, die vervolgens naar een ander datacentrum worden verplaatst. Alleen geautoriseerde personen hebben toegang tot deze back-ups. De database back-up wordt bewaard gedurende 30 dagen en de website back-up voor 7 dagen.
Ja, dit kan. Tevens kan de vereniging zelf beheren wie welke autorisaties ontvangt via gebruikersprofielen. Het aantal gebruikers is ongelimiteerd.
Ja, er zijn verschillende formaten van export mogelijk, waaronder Excel.
Implementatie
AllUnited kan de administratie van verenigingen faciliteren op basis van kwalitatief goede gegevens. Verenigingen passen hun blauwdruk soms aan vanwege nieuwe mogelijkheden. AllUnited voert extra controle uit op de datakwaliteit.
Oud leden blijven in jullie database staan. Al dan niet geanonimiseerd. Voor de historische overzichten bewaren we enkele gegevens (bijv. leeftijdsopbouw van de leden 5 jaar geleden), binnen de richtlijnen van de AVG.
Kort door de bocht; nieuwe leden aanmelden, beheer inschrijfformulieren, ledenmutaties bijhouden, leden afmelden en de administratie gelijk houden met de bovenliggende bond(via de interface).
Het delen van lijstjes met de meeste actuele ledengegevens kan je als ledenadministratie blijven doen. Wij raden echter aan om structurele ledenlijsten als selecties op te stellen en de juiste personen en/of functies hiervoor kijkrechten te geven. Ook als ledenadministratie kan je een lid of groepen leden mailen en deze communicatie vastleggen in de backlog bij de persoon zelf.
De opleidingskosten zijn per vereniging. Als er meer mensen willen aansluiten tijdens de opleiding/uitleg, dan juichen wij dat alleen maar toe.
Ledenadministratie
Bij elke variant levert AllUnited een digitaal inschrijfformulier mee, welke de vereniging kan gebruiken. Overigens hoef je niet over een website van AllUnited te beschikken. Ook op jullie huidige website kunnen we dit formulier mogelijk maken via een directe link of een iFrame.
Het inschrijfformulier kan op zowel een geïntegreerde AllUnited website als een bestaande website van de vereniging worden geplaatst. Wij plaatsen het inschrijfformulier d.m.v. een iframe op de site. Dit is dan eigenlijk een stukje AllUnited binnen de bestaande site. Schrijft een nieuw lid zich in via dit inschrijfformulier, dan kan deze inschrijving direct naar voren in de administratie van de vereniging en hoeft de data niet meer handmatig overgezet te worden.
Ja dit is mogelijk. Op de relatiekaart kunnen er functies worden vastgelegd met ieder een start en einddatum. Hierdoor kan een relatie een of meerdere functies tegelijk toegekend krijgen en is er een overzicht van alle functies die de relatie heeft gehad binnen de vereniging.
Ook op de gebruikersaccounts kan je verschillende gebruikersprofielen aan een gebruiker koppelen. Welke rechten een gebruiker krijgt bepaald de systeembeheerder van de vereniging. Op basis van deze rechten kan de gebruiker zijn/haar taken uitvoeren in de administratie.
Deze mutaties zijn via de clubapp, ledenmodule of een AllUnited website door te geven.
Elke vereniging heeft de keuze om leden hun gegevens direct zelf aan te laten passen of eerst via goedkeuring van de ledenadministratie.
Dit is mogelijk via onze geïntegreerde website, de ledenmodule en de ClubApp. Via deze mogelijkheden kunnen leden hun persoonlijke gegevens bekijken en mutaties met of zonder tussenkomst van de ledenadministratie aanpassen.
Meerdere emailadressen achter één relatie is mogelijk door deze adressen met een puntkomma te scheiden. Naast een emailadres voor de communicatie richting de relatie beschikken we ook over de mogelijkheid om een emailadres te administreren waar de factuur naartoe verstuurd dient te worden.
Een lid kan privacy instellingen doorgeven aan de vereniging, waaronder gebruik beeldmateriaal.
Deze privacy instellingen kunnen op het inschrijfformulier worden meegenomen of bij een eerste keer inloggen in de ledenmodule.
Deze gegevens via de app doorgegeven, werd recentelijk door een gymvereniging gevraagd.
Dit was nog niet mogelijk maar staat nu op de planning om op korte termijn te ontwikkelen.
Dit inzicht is mogelijk via een selectie. De meest voor de hand liggende manier om deze inzichtelijk te maken, gaat op basis van de vanaf en tot en met datum.
Financiële administratie
Dat is afhankelijk van de werkwijze binnen elke vereniging, daar deze nogal verschillen. Er zijn zelfs verschillende werkwijze mogelijk binnen dezelfde gemeente.
Meestal werken we met een factuurverzamelaar, waardoor de factuur op de correcte wijze wordt aangepast. Tevens resulteert dit in een gemakkelijk overzicht welke de vereniging kan aanleveren bij de gemeente.
AllUnited beschikt over uitgebreide facturatie mogelijkheden. Denk hierbij aan meerdere sporten, onderlinge kortingen en berekening naar rato.
Facturatie op basis van het aantal lessen of de totale tijdsduur van de lessen bij elkaar opgeteld of verschillende tarieven per lesuur aan de hand van een facturatiesleutel (bijv. 1e uur € 50, 2e uur € 45, 3e uur € 40, etc.) of via presentie bij lessen.
Maar ook lessen factureren richting het lid die (verenigings-)seizoenen overlappen, is al mogelijk gemaakt.
Ja, dit wordt ondersteund.
We kunnen deze rekenregel automatiseren zodat de juiste financiële correctie plaats vindt.
Of hier kosten bij spelen, zal afhankelijk zijn of we deze rekenregel reeds voor andere verenigingen hebben gerealiseerd. We zien de details omtrent deze rekenregel dan ook graag tegemoet zodat we dit voor jullie vereniging kunnen uitzoeken.
Wij raden aan om de facturen eerst per email te versturen. Deze facturen zullen vervolgens batchgewijs worden verstuurd om te voorkomen dat de facturen door de mailproviders worden gezien als spam. Het komt voor dat sommige e-mailadressen mogelijk foutief zijn of dat er geen mailadres bekend is op de relatiekaart. Deze facturen kan je dan per post versturen (indien gewenst met een andere lay-out waarbij het lid wordt verzocht zijn mailadres aan te passen in de administratie).
Ook voor leden die de voorkeur hebben om de factuur sowieso per post te ontvangen, kan een andere template worden gehanteerd.
Het is mogelijk om extra administratieve kosten te rekenen voor facturen per post.
De vereniging kan er ook voor kiezen om de facturen niet te versturen, maar dat is minder gebruikelijk.
Via de ledenmodule of via een AllUnited website zijn hun facturen en openstaande posten inzichtelijk.
Als penningmeester beschik je over diverse instrumenten. Je kan facturen storneren, waarbij het systeem automatisch een creditnota aanmaakt en het lid weer klaar zet om opnieuw gefactureerd te worden. Als penningmeester kan je nu de benodigde aanpassingen doorvoeren en vervolgens de facturatie draaien met de nieuwe correcte bedragen als gevolg.
Tweede optie betreft het veld “facturatie instructies”. Dit veld zorgt ervoor dat deze facturen na het massaal factureren niet al zijn geboekt. Om deze facturen te boeken, dient de penningmeester eerst te bekijken wat de facturatie instructie betreft en daarna kan deze factuur worden geboekt, indien penningmeester akkoord geeft.
Laatste optie is om het systeem de financiële gevolgen van de aanpassing (bijv. van actief naar rustend lid) te laten uitrekenen. Vervolgens kan de penningmeester kiezen om dit bedrag wel of niet als factuur te boeken. Grote bedragen zullen tot een factuur worden omgezet, kleine bedragen zullen eerder als incidentele baten worden weggezet.
Facturen kunnen zowel digitaal als per post worden verzonden. Tevens zijn de eigen facturen inzichtelijk voor het lid via de ledenmodule.
iDeal is een losse module die door de vereniging geactiveerd kan worden.
Naast diverse betaalwijzen zijn ook eigen betalingstermijnen voorhanden.
Handig bij een seizoen van 12 maanden met een factuur in 10 termijnen, waarbij in de laatste 2 maanden geen termijn meer wordt geheven.
Binnen de instellingen van automatische incasso leggen we de variabelen uit het incasso contract met jullie bank vast.
Hierdoor zal ons systeem rekening houden met deze variabelen binnen het incasso traject.
Het digitaal ondertekenen van een automatische incasso machtiging is beschikbaar als losse module.
Ook dit proces wordt ondersteund. Inclusief de juiste uitwerking bij meerdere betalingstermijnen en verschillende betalingswijzen.
Op dit moment beschikken we niet over een automatische koppeling.
De huidige werkwijze betreft digitaal inlezen van de bankbestanden en automatisch herkennen van de posten. Posten die niet worden herkend, worden op een tussenrekening geplaatst. Deze posten dienen door de penningmeester tot de juiste grootboekrekening te worden herleid.
Vanwege de toenemende vraag vanuit verenigingen voor een automatische koppeling met de bank zijn we deze optie wel aan het onderzoeken.
AllUnited ondersteunt het digitaal inlezen van de bankafschriften waarbij we zoveel als mogelijk proberen te herkennen en automatisch te boeken. De twijfelgevallen dient de penningmeester via de tussenrekening naar de correcte grootboekrekening te boeken. Is de tussenrekening leeg, kan de penningmeester aan de slag met de debiteurenadministratie inclusief aanmaningen e.d.
AllUnited beschikt over een eigen boekhoud systeem wat speciaal ontwikkeld is voor en door verenigingen. Het is echter mogelijk om je huidige boekhoud systeem te blijven hanteren. Wij adviseren om de ledenadministratie, facturatie en debiteurenbeheer bij AllUnited te houden, maar deze keuze is vanzelfsprekend aan de vereniging. Waar jullie het financiële proces wensen te verdelen of een spreekwoordelijke knip wensen te leggen.
AllUnited biedt de mogelijkheid om een incasso batch aan te maken die kan worden ingelezen bij de bank. Het bankafschrift kan vervolgens digitaal worden gedownload en ingelezen binnen AllUnited, waarbij zoveel mogelijk automatisch wordt geboekt. Niet-herkende posten worden op een tussenrekening geboekt en moeten handmatig worden geboekt door de penningmeester. Er is momenteel geen volledige automatische bankkoppeling, deze staat wel ingepland voor in de toekomst.
Met module Boekhouding is het mogelijk om een declaratie formulier te realiseren, welke in diverse communicatiemiddelen (app, site of ledenmodule) kan worden getoond. Indien dit formulier wordt ingevuld, komt dit binnen bij de penningmeester welke deze declaraties kan goedkeuren.
De storneringen worden vanuit het digitale bankafschrift bij de persoon vastgelegd. Een overzicht van de storneringen is mogelijk maar ook bij een relatie is de stornering zichtbaar. Hier is overigens niet alleen de stornering zichtbaar maar het gehele financiële verhaal van dit persoon.
Ja, dit is mogelijk. Naast het digitaal versturen, wordt ook het versturen per post of niet versturen van de facturen ondersteund.
Uit de administratie kan een jaaroverzicht omtrent de debiteurenadministratie volgen. Zou een vereniging werken met onze boekhouding kan een volledig jaaroverzicht volgen.
Binnen AllUnited is het mogelijk om verschillende soort contributies op een relatiekaart vast te leggen met verschillende betalingstermijnen. Dit kan per jaar, kwartaal, maar ook per maand zijn. Op deze manier kunnen er verschillende soorten lidmaatschappen worden aangemaakt met allen hun eigen rekenregels. Eventueel kan er zelfs ook op basis van presentie in de lessen worden gefactureerd.
Op de relatiekaart kan je alle gegevens van de relatie inzien, waaronder ook de financiële zaken. Door een factuur te openen kan je de factuur inzien en eventueel naar een PDF bestand downloaden.
AllUnited ondersteunt het digitaal inlezen van de bankafschriften waarbij we zoveel als mogelijk proberen te herkennen en automatisch te boeken. De twijfelgevallen dient de penningmeester via de tussenrekening naar de correcte grootboekrekening te boeken. Is de tussenrekening leeg, kan de penningmeester aan de slag met de debiteurenadministratie inclusief aanmaningen e.d.
Communicatie
Het is zowel mogelijk om een individueel persoon als een groep personen te mailen. En mocht je verschillende petjes op hebben binnen jouw vereniging, kan je ook mailen vanuit verschillende e-mailadressen. Hiervoor kan je gewoon bij je huidige email beheerder blijven. Het kan wel zijn dat jouw beheerder een SPF-record dient te activeren om te voorkomen dat jouw e-mail als SPAM wordt gekenmerkt.
Vanuit de selecties is de actie mogelijk om geselecteerde personen/groepen gericht te mailen.
Daar waar je binnen de vereniging meerdere petjes op kan hebben, kan je kiezen vanuit welk e-mailadres je deze mail wenst te versturen. Tevens is het mogelijk om deze uitgaande e-mail in het logboek vast te leggen bij de geselecteerde personen/groepen.
Onze app is in drie varianten beschikbaar: Start, Plus en Premium.
De ClubApp Start betreft de gratis variant en richt zich op een informerende functie. De ClubApp Plus en ClubApp Premium betreffen betaalde varianten en richten op naast de informerende ook op interactieve functies met jouw leden.
Het betreft een app die zich richt op een informerende functie richting jouw leden. Dit omvat persoonlijk profiel, relatie mutaties, nieuwsberichten + reageren, push berichten, clubagenda, ledenlijst, bestuur en een eigen app beheer omgeving. In deze beheer omgeving kan je zelf bepalen wat je wel of niet toont in jouw app.
Zo is het ook mogelijk om eigen webpagina’s te tonen, bijvoorbeeld het laatste nieuws van jouw website of een sponsor.
Als de vereniging gebruik maakt van een website van AllUnited wel. Maak je als vereniging gebruik van een eigen website, kan je via de beheer omgeving van de app de benodigde webpagina opnemen als link in de app.
Een andere iets technischere oplossing: artikelen zijn ook via een rss-feed in de app te delen.
Dit betreft een losse optionele module, die vanwege onze integratie, persoonlijk relevante nieuwsbrieven kan realiseren. Elke nieuwsbrief ontvanger krijgt zijn of haar eigen informatie inzichtelijk zoals eigen agenda punten.
Onze digitale nieuwsbrief wordt altijd afgenomen in combinatie met een website van AllUnited. Wens je als vereniging te werken met een losse nieuwsbrief functionaliteit zijn andere alternatieven (zoals Mailchimp) een prima oplossing.
De websites van AllUnited zijn verbonden met de backend waardoor we onze integratie optimaal kunnen inzetten. Bijvoorbeeld de financiële gegevens van een lid in het besloten persoonlijk profiel of de organisatiepagina direct actueel op basis van de vrijwilligersadministratie.
Elke geautoriseerde gebruiker kan email versturen uit het AllUnited systeem. Hierbij stelt het systeem automatisch de emailadressen voor waarvoor de gebruiker is geautoriseerd. Je kan daardoor vanuit verschillende petjes email versturen. Tevens is het mogelijk om uitgaande email gelijk vast te leggen in een logboek. Hierdoor heb je als vereniging gelijk inzicht op alle berichtgeving richting de relatie.
Organisatie
Binnen de inschrijfformulieren kunnen er twee opties worden bewandeld. De eerste optie is dat nieuwe leden zich inschrijven via het reguliere inschrijfformulier op de website en op de status wachtlijst of proefles worden geplaatst. Een andere manier is dat relaties al in een lesgroep worden geplaatst en binnen deze lesgroep op de wachtlijst of status proefles worden gezet. Op deze manier kan men overzicht houden welke relaties nog op de wachtlijsten staan en bij een plaatsje de relatie kan oproepen.
Rondom de lessen worden specifieke planborden op basis van lessen ontwikkeld. Lessen plannen binnen jouw beschikbare accommodaties en deelnemers en/of trainers plannen binnen de lessen. Hierbij kunnen we goed gebruik van onze ervaringen met teamsporten waarvoor we deze functionaliteit al geruime tijd ontwikkeld hebben.
Deze mogelijkheid is standaard aanwezig.
Professionele Administratieve Services
We begrijpen dat het soms lastig kan zijn om vrijwilligers te vinden voor verenigingen, waardoor essentiële processen in gevaar kunnen komen. Daarom bieden wij Extra Services aan om dit probleem op te lossen. Wij staan klaar om tijdelijk extra hulp te bieden bij het innen van contributie en het verwerken van aanmeldingen, mutaties en afmeldingen. Daarnaast kunnen wij assisteren bij financiële processen, zoals het opstellen van de jaarrekening en het verwerken van inkoopfacturen.
Onze service ontlast jouw vrijwilligers en stelt hen in staat zich te concentreren op andere belangrijke zaken binnen de vereniging. Wij nemen de verantwoordelijkheid voor ondersteuning en het werk dat anders mogelijk blijft liggen. Zo voorzien wij jouw vereniging van alle middelen om succesvol te zijn, zonder dat dit ten koste gaat van de beschikbare tijd en energie van de vrijwilligers.