Op 25 mei 2018 treedt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in werking. Deze Europese privacywet bevat de regels voor het (automatisch) verwerken van persoonsgegevens. Wat betekent de komst van de AVG voor jou en jouw vereniging?

Strengere eisen voor clubs
Door de AVG zal overal in de Europese Unie dezelfde privacywetgeving gaan gelden. De AVG volgt de Nederlandse Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) op die nu van kracht is. Verenigingen en stichtingen die persoonsgegevens verwerken krijgen meer verplichtingen. De wet is ook een stuk strenger dan de Wbp.
Meer dan ooit zal je als organisatie moeten kunnen aantonen dat je je aan de wet houdt. Het is raadzaam om op tijd na te gaan of de (verenigings)processen, diensten en producten voldoen aan de AVG.

Maar waar begin je?
Een allereerste stap daartoe kan zijn om eens te kijken op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. Op deze website vind je een stappenplan om je voor te bereiden.

Wat kan je al zelf doen:
Let op dit is slechts een beperkte selectie.

–       Wees bewust van de regels en zorg dat ze in je bestuur bekend zijn (Onze tip: wijs iemand aan als hoofdverantwoordelijke).
–       Zorg dat je helder hebt welke gegevens je op slaat en waarvoor je deze gebruikt, zodat je dit kan communiceren aan jouw leden. Dit kan bijvoorbeeld ook via een webpagina achter inlog.
–       Wie heeft er binnen jullie club toegang tot welke gegevens? En waar worden deze gegevens opgeslagen.
–       Maak een overzicht welke gegevens je bewaart en waarom.  Laat leden (op het inschrijfformulier) toestemming geven voor gegevensverwerking.
–       En zorg dat leden bij hun gegevens kunnen, (dit kan bij AllUnited via de ledenmodule, of na inlog op de website) en gegevens zelf kunnen afschermen. Voeg daarnaast op je uitschrijfformulier een extra optie toe om “vergeten te worden”.
–       Wees voorbereid op een eventuele datalek en zorg dat je weet wat je dan moet doen. (Dit geldt uiteraard op clubniveau, maar speelt ook bij ons.)

AVG-programma voor clubs
Meer tips en stappen? De stichting AVG voor Verenigingen heeft voor clubs een speciaal AVG-programma ontwikkeld. Via dit programma wordt het bestuur in 15 stappen door alle AVG-vereisten geloodst. De stichting werkt samen met sportbonden om het AVG-programma voor iedere club betaalbaar te houden.

Wat zijn de gevolgen?

De AVG zal de privacyrechten van mensen scherper gaan waarborgen. Andersom zullen mensen zich ook steeds bewuster worden van hun privacyrechten en daar eerder voor opkomen.
Ook verenigingen, stichtingen en bonden hebben daarin uiteraard hun verplichtingen. Maar bovenstaande geldt misschien wel bij uitstek voor de zorgsector, waar al jaren veel te doen is over de privacygevoeligheid van patiëntgegevens.

Wat wij als AllUnited doen

Als AllUnited hebben we al enige tijd geleden iemand in de organisatie aangewezen die verantwoordelijk is voor alles rondom de AVG. Er wordt inmiddels helder dat we met beide applicaties (AllUnited en Club Webware) al behoorlijk voldoen aan de eisen die er worden gesteld, maar dat er ook enkele zaken moeten worden aangescherpt. Specificaties hieromtrent en de wijzigingen die we gaan doorvoeren zullen nog volgen, zodra deze volledig helder zijn. Uiteraard heeft dit al onze aandacht, maar moeten we hierin uiterst nauwkeurig en professioneel te werk gaan.

Onze tip voor nu; ga vooral zelf aan de slag en kijk wat je zelf als club kunt en moet doen. Kortom, bereid je goed voor op de nieuwe AVG. Je bent nu nog ruim op tijd en kan zo mogelijke risico’s na 25 mei 2018 voorkomen!

Met vriendelijke groet,
William van Rijn
Directeur AllUnited

 

 

Share This