Implementatieproces: Samen naar een succesvolle start!

Welkom bij AllUnited! Onze uitgebreide software helpt jouw vereniging op alle denkbare vlakken. Een succesvolle implementatie is de sleutel tot optimaal gebruik. Daarom begeleiden wij je stap voor stap bij de configuratie van het systeem, zodat jullie een vliegende start maken. Op deze pagina vind je:

Implementatiestappen: Lopen we stap voor stap het implementatieproces met je door en geven we je tips over waar jullie goed op moeten letten tijdens de implementatie.
Belangrijke punten: Benoemen we punten waar jullie rekening mee kunnen houden, zoals wie het aanspreekpunt wordt, gegevens aanleveren en wie de contactpersonen zijn vanuit AllUnited.
Waar je terecht kunt voor hulp: Vertellen we je waar je ondersteuning kunt vinden zodra je er niet uitkomt of meer over het systeem wilt weten.

Stap 1. Start met AllUnited

Na ondertekening van het contract en invullen van het implementatieformulier wordt jullie AllUnited-systeem klaargezet. Dit omvat:

Personalisatie van de backoffice (invoer van verenigingsgegevens)
Gepersonaliseerd inschrijfformulier
Factuurtemplates (contributie, zakelijke facturen, aanmaningen)
Gebruikersaccounts voor beheerders en inloginformatie voor leden
Belangrijke documenten in de verenigingskluis (contracten en instructies)

De systeembeheerder ontvangt een e-mail met instructies en voorbeeldbestanden voor het aanleveren van gegevens. Vragen en communicatie verlopen via ons ticketsysteem, maar bij complexe kwesties kunnen we ook bellen of een Teams-sessie plannen.

AllUnited implementatiegegevens aanleveren

Stap 2. Aanleveren van gegevens

Tijd om alle benodigde gegevens te verzamelen en correct in de aangeleverde bestanden te verwerken. Neem hier de tijd voor en zorg voor een zo compleet mogelijke dataset. Bestanden kunnen worden geüpload in de Kluis van het systeem. Geef ons daarna een seintje via een ticket of telefoon, zodat wij ze kunnen controleren. We stellen mogelijk nog vragen of vragen jullie om aanvullingen of correcties.

Het relatie-importbestand moet overeenkomen met het Excel-voorbeeld.
Zonder correcte gegevens kunnen we de volgende stap niet plannen.
Geef via een ticket of belletje door wanneer bestanden zijn geüpload.

Stap 3. Conversie

We analyseren de aangeleverde gegevens om de benodigde tijd in te schatten. Als een ander bestand is gebruikt en de verwerking langer dan drie uur duurt, overleggen we met de vereniging over vereenvoudiging of maatwerk. Daarna bewerken we de bestanden voor de import, zodat alle relaties correct worden vastgelegd en onderlinge verbanden kloppen. In deze stap regelen we:

Contributies: Geconfigureerd op basis van de aangeleverde informatie
Koppeling met de bond (indien van toepassing)
Instellingen voor lidmaatschappen, facturatie en incasso.

Stap 4. Bespreking conversie & uitleg Ledenadministratie

De volgende stap is een online sessie waarin we met elkaar de conversie doornemen. Ook laten we zien hoe en waar de relaties in het AllUnited-systeem staan en wat er mogelijk is. We doen dit graag met de ledenadministrateur en penningmeester die vooraf instructievideo’s hebben bekeken.

Bespreken we hoe jullie leden en relaties in het systeem zijn verwerkt.
Behandelen we complexe casussen en beantwoorden we vragen.

Let op: Binnen kantooruren is deze sessie gratis (max. 1 uur). Extra tijd of sessies buiten kantooruren kosten de eerste 3 maanden €52 per uur, daarna €104 per uur.

Stap 5. Controle van de conversie

Na de online sessie krijgen jullie de tijd om het systeem zelf te controleren en te verkennen. We vragen jullie om dit zo uitgebreid mogelijk te doen en ons feedback en vragen te sturen. Vaak komen dan verbeterpunten naar boven, die we handmatig of via een aangepaste herimportatie kunnen oplossen.

Let op: Als er veel aanpassingen nodig zijn door nieuwe informatie die eerder niet bij ons bekend was, kan het als maatwerk in rekening worden gebracht.

Stap 6. Laatste correcties

Met jullie feedback en eventuele nieuwe bestanden voeren we de laatste correcties door. Daarna kunnen jullie alles nogmaals controleren en ons zo snel mogelijk een officieel akkoord geven. Hoe langer dit duurt, hoe groter de kans dat nieuwe inschrijvingen, afmeldingen en wijzigingen niet meer worden meegenomen, wat extra werk voor de ledenadministrateur oplevert. Na akkoord zetten wij het systeem om en kunnen jullie ermee aan de slag!

Stap 7. Implementatie financiën en ClubApp (indien van toepassing)

Het systeem is nu volledig ingericht voor jullie vereniging en goedgekeurd! De conversiestatus wordt omgezet naar implementatiestatus, waarna – indien van toepassing – de financiële implementatie start. In deze fase:

Stellen we bankrekeningen, automatische contributierekening en saldi in
Voeren we de beginbalans in (indien gebruik van boekhouding)
Koppelen we grootboekrekeningen aan de relevante contributies.
Begeleiden we je bij de eerste facturatieronde en bankmutaties

Let op: Deze begeleiding geldt voor 52 weken na het opstarten van de financiële implementatie en is binnen kantooruren gratis (max. 1 uur).
Extra tijd kost €52 per uur (eerste 3 maanden), daarna €104 per uur.

Stap 8. Website implementatie (indien van toepassing)

Voor community’s die een website door ons willen laten ontwikkelen, ziet het implementatieproces er als volgt uit:

Jullie vullen het keuzeformulier in, daarna leveren we een eerste opzet op.
Meeting om te bespreken hoe jullie de website met content kunnen vullen.
Zelfstandig vullen van de website en voorbereidingen voor de livegang.
Wij zetten de website live, jullie krijgen bericht zodra de site en het mailpakket live zijn.

Handig: Willen jullie hulp bij het vullen van de content? Dat doen we als Extra service voor het maatwerktarief.

Stap 9. Optionele implementaties

Willen jullie meer uit AllUnited halen? Dan zorgen wij voor de inrichting van extra functies! Denk aan een nieuwsbrief, ClubCasting of de ClubApp om jullie leden optimaal te bereiken. Daarnaast bieden we handige templates voor brieven, e-mails en rapportages. Ook kunnen we specifieke modules instellen, zoals inschrijfformulieren, lessen, evenementen, vrijwilligersdiensten, digitale presentie, beoordelingen en het beheer van materialen.

Stap 10. Het systeem is gereed

Jullie systeem staat klaar voor gebruik! We raden aan om direct aan de slag te gaan, zodat alle kennis uit de implementatie vers blijft. Houd je ledenadministratie en boekhouding up-to-date, verstuur facturen op tijd, synchroniseer met de bond en maak team- en trainingsindelingen.

Hoe vaker je ermee werkt, hoe makkelijker en leuker het wordt! 🎉

Belangrijk!

Stel een aanspreekpunt aan binnen jullie community

Om alles soepel te laten verlopen, is het slim om binnen jullie vereniging één vast aanspreekpunt aan te wijzen. Deze persoon houdt overzicht, coördineert de communicatie en zorgt ervoor dat alles op tijd wordt aangeleverd. Dit maakt het proces niet alleen efficiënter, maar ook een stuk relaxter voor iedereen!

Gegevens compleet aanleveren voor een vlotte start

Om jullie implementatieproces soepel en snel te laten verlopen, is het essentieel dat alle benodigde gegevens tijdig en volledig worden aangeleverd. Hoe sneller en completer jullie de gegevens insturen, hoe eerder wij aan de slag kunnen!

Gebruik onze Excel-sjablonen: Dit helpt fouten en vertragingen te voorkomen.
Upload alles in de verenigingskluis: Dit is de centrale plek voor alle bestanden.
Laat ons weten wanneer alles klaarstaat: Even een ticket of telefoontje en we kunnen aan de slag!

Specifieke maatwerkfunctionaliteiten

Dat kan! Tijdens de implementatie voeren wij maatwerkoplossingen uit tegen een gereduceerd tarief. Zo zorgen we ervoor dat het systeem perfect aansluit op jullie wensen.

Contactpersonen vanuit AllUnited

Er is niet standaard een accountmanager die het gehele proces van A tot Z begeleidt. Per fase wordt een contactpersoon toegewezen, bijvoorbeeld bij de conversie van de website, ledenadministratie en financiële administratie. Voor een vaste accountmanager kan contact worden opgenomen met onze New Business-afdeling (hier zijn wel kosten aan verbonden).

Snelheid van de implementatie

De implementatiesnelheid verschilt per community en hangt af van jullie reactietijd en onze beschikbare capaciteit. We werken volgens het ‘first in, first out’-principe: hoe eerder jullie het implementatieformulier indienen, hoe sneller we aan de slag kunnen. Afhankelijk van de drukte en de snelheid van jullie aanlevering kan er tijdens het traject een wachttijd ontstaan.

Hulp nodig?

Bekijk onze handleidingen en instructievideo’s

Wil je snel en zelfstandig aan de slag met AllUnited? In ons Customer Care Center vind je handleidingen en instructievideo’s. Of je nu een specifieke functie wilt instellen of gewoon wat extra uitleg nodig hebt, onze gidsen helpen je stap voor stap op weg. Zo houd je de controle in eigen handen en kun je op elk moment verder!

Schrijf je in op onze maandelijkse updates voor tips en tricks

Ontvang handige inzichten die jou helpen het meeste uit AllUnited te halen. Via deze updates blijf je altijd op de hoogte van handige features, praktische adviezen en waardevol nieuws.

Stuur een ticket in via het Customer Care Center

Loop je ergens tegenaan of heb je een vraag? Geen zorgen, wij staan klaar om je te helpen! In ons Customer Care Center kun je eenvoudig een ticket insturen, zodat je snel de juiste ondersteuning krijgt.

Wat kun je verwachten?

Stel je vraag via het ticketsysteem – snel en overzichtelijk.
Ons team neemt je vraag in behandeling en zorgt voor een snelle en heldere oplossing.
Mocht het nodig zijn, plannen we een extra uitleg via telefoon of Teams.

Maak gebruik van de Academy met webinars en opfriscursussen

Wil je alles uit het systeem halen of kun je wel een opfriscursus gebruiken? In de AllUnited Academy bieden we diverse leertrajecten om je te helpen het systeem nóg beter te begrijpen en optimaal te gebruiken.

Handen tekort? Ons No Worries aanbod biedt de oplossing!

We helpen je niet alleen aan software waarmee het beheren van je community een stuk eenvoudiger wordt. Met ons No Worries-aanbod kunnen we ook werk voor je uit handen nemen wanneer nodig. Bijvoorbeeld als je ledenadministrateur op vakantie gaat of wanneer je simpelweg wat extra handjes kunt gebruiken.

Of je nu tijdelijk ondersteuning nodig hebt omdat je ledenadministrateur op vakantie is, of structureel bepaalde taken wilt uitbesteden, wij kunnen werk voor je uit handen nemen.