• Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Google+

“Door iedereen wordt de service als uitermate professioneel, efficiënt en met name persoonlijk ervaren.”

– Willem van Breda – TV Woubrugge –

Hoe was de situatie voor AllUnited?

Tot eind 2014 hadden we een aparte ledenadministratie met beperkte facturatie mogelijkheden, een barrooster module en een  boekhoudprogramma dat niet ons eigendom was. Er was geen enkele sprake van integratie van de verschillende pakke en. Daarb hadden we een ouderwetse, niet adaptieve, website.

Waarom iets nieuws?

Eigenlijk verraad de vorige vraag het antwoord al. W wilden mee met de tijd. Digitaal en actueel communiceren met onze leden. Ons clubblad ‘Baseline’ was al mede vanuit kostenoverweging gestopt, maar ook omdat het nieuws erin eigenlijk altijd al achterhaald was. Onze website werd door de leden nauwelijks geraadpleegd. Slecht toegankelijk,onoverzichtelijk en bijvoorbeeld totaal niet geschikt voor tablet of mobiel. Als bestuur hebben we toen besloten te zoeken naar een modern administratie/CMS platform. Een platform gericht op de toekomst en toegankelijk voor alle vrijwilligers. Flexibel en schaalbaar zodat het kan inspelen op veranderende behoeften en ontwikkelingen, intern en extern. ‘Ik kreeg in november 2014 samen met Joost van Leeuwen de taak om e.e.a. te onderzoeken. We zijn gestart met een brainstormgroep, bestaande uit bestuur en commissieleden, waaruit een pakket van eisen voortvloeide. Duidelijk was dat wij niet op zoek waren naar een website waaraan verschillende deeloplossingen (best of breed strategie) waren gekoppeld. Oplossingen die niet of slecht met elkaar communiceren waardoor versiebeheer een crime wordt. Met ook nog de noodzakelijke borging van informatie over en kennis van koppelingen en aanpassingen. Veel te moeilijk. We werken met vrijwilligers!

Waarom AllUnited?

We zijn niet over een nacht ijs gegaan. We hebben een marktscan gedaan en alle pakketten met elkaar vergeleken. Bij AllUnited hadden we direct de indruk dat zij echt de taal spreken van de vereniging. Dat werd versterkt na een gesprek waarbij wij onder de indruk waren van de wijze waarop leden- en financiële administratie gekoppeld zijn aan een CMS. Je merkt aan alles dat bij AllUnited goed nagedacht is over wat een vereniging nodig heeft . Denk aan eenvoud van gebruik, nauwelijks onderhoud en geen veelvoud aan applicaties en koppelingen. Praktisch en laagdrempelig, ook voor onze leden.

Ons pakket van eisen

Na een demo begin 2015 hadden wij met onze brainstormgroep een constructieve dialoog over o.a. delen van onze pakket van eisen. Omdat bijna alles goed werd ingevuld, besloten wij als bestuur ter plekke een GO te geven voor het implementatietraject.

Keuze voor de totaaloplossing

Bij AllUnited kun je ook kiezen voor het Club Admin pakket. In dat geval is alleen de financiële- en ledenadministratie met elkaar geïntegreerd. Overstappen in de toekomst naar ‘Club Manager’ is geen enkel probleem. Wij hebben direct voor het meest uitgebreide pakket gekozen, inclusief een adaptieve website, nieuwsbrieven en narrowcasting.

Wie werken ermee?

Na voltooiing van het dataconversietraject begin 2015 zijn wij gestart met de financiële administratie. De contributiefacturen moesten er tenslotte snel uit. Vervolgens zijn wij stap voor stap alle overige belanghebbenden gaan aansluiten beginnend met de ledenadministratie. Gelijktijdig is een select groepje zich gaan bezig houden met de vormgeving van de website. In hun kielzog werkte de barcommissie aan de inrichting van het bardienstenrooster. Onze competitieleidster ontfermde zich over de samenstelling van de teams en de noodzakelijke KNLTB koppelingen. Door dit te doen kunnen wij de agenda en de teamresultaten zien in onze eigen omgeving. En tenslotte zijn nu ook de sponsorcommissie, de toernooicommissie en de jeugdcommissie actief met de mogelijkheden van AllUnited.

Door de complete integratie beschikt iedereen op elk moment over dezelfde informatie. Naast de penningmeester, kunnen bestuursleden hun eigen rapportages maken, zonder dat een vertaalslag naar bijvoorbeeld Excel nodig is. En we zijn nog veel aan het ontdekken. Zoals het verbeteren van communicatie en interactie met onze leden. Neem bijvoorbeeld de persoonlijke e-mail nieuwsbrief waardoor w zien dat we onze leden beter bij de activiteiten van de club kunnen betrekken. Leden kunnen zelf hun persoonlijke gegevens muteren of artikelen publiceren. Onze site moet niet alleen aantrekkelijk ogen voor nieuwe leden, de noodzaak van ledenbehoud staat mede centraal. AllUnited helpt daarbij.

Wat levert het op?

Gebruikersgemak, efficiency en kostenbesparing om er drie te noemen. We kunnen slimmer en sneller onze doelen bereiken. Aanpassingen in de administratie worden direct overal in doorgevoerd en de kans op fouten of doublures is zo ongeveer nihil. We praten nu ook gelukkig niet meer met een aantal leveranciers, maar met één partner. Wat ook kosten scheelt. Als er vragen of problemen zijn, stuur je ze een helpdesk ticket en je wordt snel geholpen. Alle betrokkenen kunnen dit zelf initiëren. Er is geen noodzaak om dat via derden te laten kanaliseren.

Kortom tevreden?

Door iedereen wordt de service als uitermate professioneel, efficiënt en met name persoonlijk ervaren. Natuurlijk hebben wij aanloopproblemen gehad, maar die zijn snel opgepakt en opgelost. Iedereen moet daarbij beseffen dat we werken met vrijwilligers die het systeem en de structuur eerst onder de duim moesten krijgen. Maar een belletje deed vaak al wonderen. Wat ook wel het vertellen waard is, is dat AllUnited meedenkt wanneer w met specifieke wensen komen. Zij willen graag dat hun gebruikers meedenken over de doorontwikkeling van hun oplossing. Een win-win situatie.

Vraag vrijblijvend een demo aan!

Share This