• Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Google+

“Doorslaggevend in onze keuze was dat wij merkte dat AllUnited een compleet systeem biedt dat ook is voorbereid op de toekomst.”

– Stefan Huibers, TV Spitsbergen –

Hoe was de situatie voor AllUnited

Voordat wij overstapte op AllUnited maakte we bij tennisvereniging Spitsbergen al gebruik van een ledenadministratiepakket. Dit systeem hebben wij als vrij omslachtig ervaren. Het werkte wel via een website, maar om goed van het systeem gebruik te kunnen maken was een cursus benodigd. Deze cursussen werden georganiseerd vanuit de leverancier, maar wij konden niet al onze vrijwilligers op cursus sturen.

Ook merkten we dat het systeem niet logisch ingedeeld was voor onze vereniging. Hierdoor moesten wij vaak om hulp vragen voordat er verder gewerkt kon worden. Wat ons ook stak was dat wij bijna verplicht werden om alle modules te gebruiken. Iets waar wij als vereniging eigenlijk niet op zaten te wachten.

Waar waren jullie naar opzoek

Voor onze ledenadministratie waren wij opzoek naar een nieuw softwarepakket. Belangrijkste voor ons was dat het een eenvoudig systeem is in gebruik. Een systeem dat is ontwikkeld vanuit de praktijk in samenwerking met verenigingen en niet vanuit de techniek.

Daarnaast is het voor ons belangrijk om met meerdere vrijwilligers tegelijk in de administratie te kunnen werken. Op deze manier kunnen de gebruikers elkaar helpen.

Als laatste waren we opzoek naar een softwarepakket dat wij verder konden uitbreiden, zodat wij vanuit één centraal systeem meerdere communicatiekanalen kunnen aansturen. Voorbeelden hiervan zijn de website, de narrowcasting en de nieuwe ClubApp.

Hoe zijn jullie dit gaan doen

Wij zijn gaan kijken naar welke softwareleveranciers met de KNLTB koppelen en gebruik maken van een online administratiesysteem. Daar kwamen uiteindelijk een tweetal softwareleveranciers uit.

Vervolgens hebben wij een online demonstratie aangevraagd. Op deze manier konden wij zien en ervaren hoe het administratie pakket werkt. Eenvoud is een erg belangrijk speerpunt voor ons, vandaar dat wij eerst een online demo-omgeving hebben aangevraagd. Na het zien van deze omgeving hebben wij besloten ons meer te laten informeren over de werking en de mogelijkheden in het pakket.

Welke mogelijke oplossingen kwamen voorbij?

De mogelijke oplossingen waren AllUnited en E-Captain. PlanMysport was onze oude leverancier en viel voor ons dus af. Lisa (het administratie systeem wat de KNLTB nu aanbiedt) koppelde destijds nog niet met de KNLTB en viel daardoor af.

Welke kritische vragen kwamen hierbij kijken

Tijdens onze zoektocht naar een nieuw ledenadministratiepakket kwamen wij erachter dat we opzoek waren naar meer dan alleen een ledenadministratie. Zo wilden wij ook de sponsoren onderbrengen in het nieuwe pakket en een de complete financiële administratie hieraan koppelen. Hierdoor hebben wij een eenvoudig overzicht in de volledige verenigingsadministratie.

Iedere vereniging heeft bepaalde zaken op haar manier geregeld, wat je in Excel eenvoudig kunt oplossen. Maar is dit ook mogelijk in een toekomstig administratiesysteem? En is het administratiesysteem ook dusdanig flexibel dat wij toekomstige wijzigingen in facturatie ook eenvoudig kunnen wijzigen? Onze lijst met wensen/vragen werd gedurende de zoektocht toch opeens groter dan gedacht.

Wat heb je gedaan om een vergelijkingsslag te maken?

Een vergelijkingslag maken is lastig. Eenvoud is een bijna niet te definiëren, dus hoe ga je hier op vergelijken. Dit is toch een gevoel. Verder was de ervaring van andere verenigingen voor ons ook erg belangrijk. Daarom hebben wij navraag gedaan bij verenigingen die al met het pakket werken. Tevens hebben wij een pakket van eisen opgesteld en bij de leveranciers neergelegd of zij deze zaken kunnen inregelen in het nieuwe administratiepakket.

Hoe is de keuze uiteindelijk bepaald?

Doorslaggevend in onze keuze was dat wij merkte dat AllUnited een compleet systeem biedt dat ook is voorbereid op de toekomst. Daarnaast was het vrij eenvoudig om te starten met de leden- en financiële administratie en vanuit daar het pakket uit te breiden naar meer functionaliteiten.

Daarnaast merkte we dat de mensen die bij AllUnited werken ook zelf vrijwilligerswerk doen binnen hun eigen sportvereniging. Hierdoor voelden wij ons gelijk een stuk meer begrepen. Zij zitten in het zelfde schuitje, soms in een andere sport, maar uit eindelijk loopt iedereen tegen vrijwel dezelfde zaken aan.

Welk advies zou jij geven aan verenigingen die in dezelfde schoenen staan?

Wij werken inmiddels enkele jaren met AllUnited en zijn hier zeer blij mee.  Belangrijkste advies voor andere verenigingen is: kijk niet naar wat allemaal mogelijk is. Klinkt heel gek, maar juist hierdoor verdwaal je in de zoektocht. Belangrijkste is dat je gefocust blijft op wat je echt nodig hebt en naar op zoek bent (of juist wat je nu niet kan, maar graag zou willen).

Overschakelen naar een nieuw basis administratiesysteem is een vrij grote omschakeling. Jouw complete boekhouding en ledenbestand wordt ondergebracht bij een nieuwe partij. Start daarom niet gelijk met alle nieuwe functies, maar bouw dit rustig aan op. Bij een nieuw huis begin je ook met de fundering en daarna bouw je pas de muren.

De KNLTB adviseert Lisa, waarom toch een andere partij kiezen?

Voor verenigingen die nu opzoek zijn naar een nieuw administratiesysteem, is de keuze een stuk lastiger voor geworden als voor ons enkele jaren geleden. De KNLTB ‘stuurde’ verenigingen toen der tijd nog niet naar een bepaalde richting. Nu gebeurt dit wel.

Ons verbaast dit een beetje, vooral omdat toen wij voor een ander administratiesysteem gingen kijken Lisa nog niet koppelde met de KNLTB en eigenlijk nog niet eens geschikt was voor de tennisclubs.

Het belangrijkste voordeel van Lisa, de één op één koppeling met KNLTB, is zo’n groot voordeel nog niet. We merken dat AllUnited op dit moment al vrij uitgebreid koppelt met de KNLTB en ook regelmatig verbeteringen in de koppeling doorvoert. We doen vrijwel alles in AllUnited en hoeven zelden in te loggen bij MijnKNLTB. Dubbele handelingen zijn er niet.

Wat was jullie afweging om toch te kiezen voor AllUnited?

Het voordeel wat AllUnited biedt is dat het reeds een kant en klare oplossing is. Het softwarepakket werkt al jaren bij tennisverenigingen en veel verbeteringen zijn al doorgevoerd in het systeem.

Wij hebben zeker de afweging gemaakt toen wij ons pakket wilde upgraden naar AllUnited Club Manager of Lisa misschien niet een beter systeem voor ons zou zijn, omdat de KNLTB hiermee koppelt. We merken echter dat we bij AllUnited nu al dusdanig goed geholpen worden en er veel kennis in huis is. Deze kennis moet bij Lisa weer vanaf de fundering opgebouwd gaan worden.

Starten met AllUnited?

Vergeet ons niet te volgen!

Share This