Pac

Tot half 2013 waren we niet tevreden over onze administratieve oplossingen. We werkten bij Pac Rotterdam met losse administratieve systemen welke door twee leden waren ontwikkeld.

Deze systemen waren enigszins verouderd en moeilijk te onderhouden. We waren te afhankelijk van deze leden en omdat er geen sprake was van integratie was het ook nog erg foutgevoelig.

Ook hadden wij op dat moment nog een verouderde, niet mobiel vriendelijke, website. De site werd gevuld door veel vrijwilligers waarbij er geen echte stijlregels waren opgesteld. Dit kwam de site niet ten goede.

Het was dus tijd voor iets nieuws. Wij zijn op zoek gegaan naar een oplossing die onze administratieve processen zou verbeteren en zou vereenvoudigen. Een geïntegreerde online leden- en financiële administratie was voor ons cruciaal. Het was te riskant om de bestaande situatie te handhaven. Ik ben aan de hand van de door de AtletiekUnie aangedragen oplossingen (red. Sportlink en ClubAssistent) gaan kijken welk systeem het beste voor ons is. Uiteindelijk hebben wij voor AllUnited gekozen.

De keuze voor AllUnited is niet over één nacht ijs gegaan. Aan de hand van een opgestelde pakket van eisen hebben wij een selectie van mogelijkheden gemaakt en deze met elkaar vergeleken. AllUnited kwam daarna als beste uit de bus. Het bood ons niet alleen de gewenste integratie tussen leden- en financiële administratie, maar ook nog een CMS waarmee onder andere een adaptieve website kan worden beheerd. Wat wij ook fijn vonden, was de wijze waarop AllUnited oplossingsgericht met ons meedacht. Wat niet kan, proberen ze mogelijk te maken. Als vereniging wilde wij graag dat onze leden ook via iDeal konden betalen. AllUnited kwam niet veel later met een oplossing die inmiddels ook is gerealiseerd. Overige aanbieders kwamen niet echt met een oplossing.

Eigenlijk al direct na de demo waren onze verenigingsmanager Ingrid en ik overtuigd. ‘Dit pakket moeten wij hebben’. Beide hadden direct een goed gevoel over AllUnited en al haar mogelijkheden.

Bij AllUnited heb je meerdere pakketten. ‘Club Admin’ is een geïntegreerde leden en financiële administratie waarna je eventueel later kunt overstappen naar ‘Club Manager’. Met de Club Manager oplossing, kunnen vereniging ook haar communicatie sterk verbeteren. Onder andere door een moderne website en app. Voor ons was de keuze uiteindelijk simpel. Club Manager ging onze vereniging een enorme berg aan mogelijkheden geven, voor alle vrijwilligers, maar ook de leden.

Gedurende de implementatie is er het nodige contact geweest met de financieel adviseur van AllUnited. Samen hebben wij onze financiële administratie zorgvuldig opgezet. Wat wij nu zien is dat een aantal atletiekverenigingen de fundering van onze grootboekrekeningen overnemen als voorbeeld. Wat ons betreft een groot compliment.

Wat ik als penningmeester ook belangrijk vind, is dat ik met AllUnited altijd en overal de regie heb en houd. Ik kan ieder moment inzien wat er in het systeem gebeurd. Hierdoor houd ik controle en kan desgewenst zaken aanpassen. En ik ben wat de mogelijkheden van AllUnited betreft nog niet uitgeleerd. Zo ontdekte ik onlangs op de penningmeesteravond van AllUnited een aantal nieuwe ontwikkelingen in het systeem.

Het pakket is inmiddels volledig ingericht en wordt door veel mensen op de club gebruikt. Anders dan bij de meeste verenigingen maken wij voor onze administratie ook gebruik van twee betaalde krachten. In totaal 32 uur per week. Als het gaat om je administratie wil je als grote vereniging niet helemaal afhankelijk zijn van vrijwilligers. Natuurlijk blijven vrijwilligers voor ons belangrijk, ook voor onze administratie. Onlangs hebben wij een nieuwe vrijwilliger geleerd met AllUnited te werken. In een paar dagen was het gesneden koek.

Parallel aan de ledenadministratie werken twee personen met AllUnited vanuit de financiële administratie.

Ook zijn wij als vereniging gelukkig met onze nieuwe website. Na voltooiing van de dataconversie is de webcommissie zich gaan bezighouden met de vormgeving en content. Doordat alleen een select groepje nu bezig is met de content van de site, straalt deze nu veel rust uit. Het oogt beter doordat stijlen automatisch worden toegepast en je kunt alles makkelijker vinden.

Het pakket zit heel slim in elkaar. Aanpassingen in de administratie worden automatisch overal doorgevoerd waardoor de kans op doublures zo ongeveer nihil is. Het pakket biedt ons gebruikersgemak, efficiency en een flinke kostenbesparing.

De aanschaf van AllUnited heeft ons op administratief gebied 30% kosten bespaard, op voorhand had ik dit op 15% ingeschat. Dit komt omdat wij de organisatie van de vereniging hebben aangepast op AllUnited.

Als er vragen of problemen zijn, wordt het meestal snel opgelost met behulp van een helpdeskticket. Er zijn diverse specialisten bij AllUnited die je tickets beantwoorden.

Niet alle tickets die wij hebben ingebracht, zijn opgelost. Maar dit zijn wensen die buiten het huidige oplossingspalet van AllUnited liggen. Wensen waar ze trouwens wel blij mee zijn bij AllUnited. Want samen met hun gebruikers willen zij bouwen aan een nog beter AllUnited. Wij zijn erg tevreden. Binnen de vereniging wordt AllUnited als professioneel, efficiënt en met name persoonlijk ervaren.