Contents
“Echt value for money”
– Sandrine Laureau, Koninklijke HFC –
Hoe was de situatie voor AllUnited
De Koninklijke HFC is de oudste voetbalclub van Nederland en telt zo’n 1900 leden. Al deze leden administreerden wij tot eind 2013 in een ‘stand alone’ systeem dat lokaal draaide. Hierdoor was de administratie volledig afhankelijk van één persoon. Daarnaast werd zowel de financiële administratie als de boekhouding in een los pakket verwerkt en diende de handelingen dubbel uitgevoerd te worden: ‘een prehistorische oplossing’. Ook onze website was niet meer van deze tijd. Het was ooit in 1990 opgezet door een dertienjarig jeugdlid, toen der tijd heel knap en adequaat. Gaandeweg de tijd werd er van alles in gehangen, waardoor er geen overzicht meer was en alle stijlen door elkaar werden gebruikt. “Het leek wel een kerstboom”.
Waarom iets nieuws
Doordat de administratie en website niet goed op elkaar aansloten was het voor ons als vereniging erg lastig om de leden op de juiste manier te bereiken. Mede hierdoor hebben wij in 2012 een werkgroep opgesteld om te onderzoeken hoe wij onze communicatie beter konden inzetten. In eerste instantie werd er enkel gekeken naar een communicatiemiddel om de leden beter te kunnen bereiken.
Waarom AllUnited
De keuze voor AllUnited heeft wat voeten in aarde gehad. Zoals al aangegeven hebben wij intern een werkgroep opgesteld die de verschillende pakketten heeft onderzocht en vergeleken. Aan de hand van dit onderzoek kwam AllUnited sterk naar voren, omdat het pakket alles geïntegreerd heeft. De hele combinatie van alles in één en een financiële goede propositie heeft onze keuze op AllUnited laten vallen en hebben wij een afspraak gemaakt voor een presentatie van het pakket.
In april 2013 werd het pakket gepresenteerd aan alle coördinatoren waaronder ikzelf. Tijdens deze presentatie werd mij al snel duidelijk dat het pakket van AllUnited veel meer voordelen had voor onze vereniging dan alleen communicatie, omdat het een totaal geïntegreerd ledensoftwarepakket is, inclusief de financiële administratie en een boekhoudpakket. Tevens trad er in die tijd een nieuwe penningmeester aan, waardoor alles op zijn plaats viel en wij de overstap naar AllUnited namen.
Keuze voor de totaaloplossing
Wij waren in eerste instantie natuurlijk opzoek naar een nieuw systeem opzet. Hierdoor was de keuze voor ons erg simpel en is er meteen gekozen voor het complete pakket. Wij zijn in juli 2013 gestart met de administratieve zaken in het systeem en hebben doelbewust de tijd genomen om de nieuwste adaptieve website op te bouwen. De website is op de dag van ons 135ste jubileum live gegaan (15 september 2014).
Wie werken er mee
Op dit moment werkt er een kleine groep vrijwilligers met het systeem. Uiteraard de ledenadministrateur, de financiële administrateur, de webmaster en de wedstrijdplanning. De scheidsrechterscommissie voert er alle scheidsrechters in die wekelijks opgesteld staan, de sector-penningmeesters kunnen kijken in de administratie en zelfstandig rapporteren. Daarnaast loggen een aantal leden via de leden login in om hun persoonlijke pagina te bekijken, mutaties door te geven of wedstrijdverslagen in te dienen. Graag zou ik dit aantal naar 100% willen tillen, maar dan moeten wij dit vanuit de vereniging wel onder de aandacht brengen. Wel merken wij dat de olievlek steeds groter begint te worden.
Vorig seizoen hebben wij de facturen voor het eerst digitaal verstuurd. Voor de mensen zonder mailadres versturen wij de facturen nog per post, maar ons vouwclubje is hiermee wel opgeheven.
Wat levert het op
In de oude set up moesten wij in drie verschillende systemen (ledenadministratie, boekhouding en de KNVB) de gegevens handmatig invoeren. Met het digitale inschrijfformulier op onze website is een hele grote stap voorwaarts gemaakt in onze administratie. Als een nieuw lid zich inschrijft is het nog maar één druk op de knop en het lid wordt direct aangenomen en ontvangt automatisch een bevestiging per mail. Ook de facturatie wordt na aanname automatisch klaargezet, zodat de penningmeester het nieuwe lid meeneemt in de nieuwe facturatie ronde. Dit scheelt veel tijd en geld. Als het lid is aangenomen kunnen wij er ook meteen een team aan koppelen.
Een ander groot voordeel van het digitale formulier is dat mensen zelf de data invoeren. Dit voorkomt dat de ledenadministrateur veelal niet goed leesbare gegevens op een papiertje binnenkrijgt.
Tevens is het voor ons erg handig dat er allerlei verschillende soorten relaties worden opgenomen in de kaartenbak. Een lid kan bijvoorbeeld een vrijwilliger zijn, maar er zijn ook vrijwilligers die geen lid zijn. AllUnited houdt hier rekening mee, ook in de contributie.
Binnen het systeem is ontzettend veel mogelijk, maar wij gebruiken met de vereniging hier maar een klein deel van. Of beter gezegd, het is een wasmachine met twaalf programma’s, maar wij gebruiken hier maar slechts drie van. Zo voeren wij onze ledenadministratie, financiële administratie, boekhouding, wedstrijdplanning, wedstrijdoverzichten en teams via AllUnited. Uiteraard valt hier de adaptieve website ook onder.
Kortom, tevreden
Over het algemeen zijn wij heel erg tevreden over het systeem. Uiteraard heb je wel te maken met een brandbreedte met betrekking tot de mogelijkheden, zodat het pakket werkbaar en betaalbaar kan blijven voor alle verengingen. Maar als het systeem eenmaal geïmplementeerd is binnen deze grenzen is het gebruiksvriendelijk. Echt “Value for money”.
Heb je echt hele specifieke wensen, dan kan AllUnited dit ook als maatwerkopdracht voor de vereniging maken, maar hier hebben wij binnen de Koninklijke HFC nog geen gebruik van gemaakt.
