Welkom bij het nieuwe AllUnited

AllUnited en Club Webware hebben de handen ineengeslagen om gezamenlijk te werken aan de krachtigste verenigingsapplicatie van Nederland. Onze gezamenlijke oplossing biedt straks het beste van twee werelden. En daar wordt niemand slechter van.

Uiteraard gaat er het een en ander veranderen voor jouw vereniging. Om jou als Club Webware klant zo goed mogelijk te informeren, hebben we hieronder de veel gestelde vragen geplaatst.

Hopelijk kunnen we jou en je medebestuurders daarmee van antwoorden voorzien. Staat jouw vraag er niet bij? Stuur deze dan in en wij voegen hem toe.

Er stappen inmiddels veel verenigingen over naar de nieuwe AllUnited software. Wil je direct een overstapvoorstel ontvangen? Ook dat kan. Tot 31 december 2017 kan je gebruik maken van onze speciale overstap tarieven.

De fusie

De best geïntegreerde verenigingsoplossing bieden die de vereniging kan ontzorgen. Een stevige fundering voor elke club, van groot tot klein. Een oplossing die zorgt voor betere processen, persoonlijke communicatie, altijd en overal voor alle betrokken gebruikers en vrijwilligers.

Club Webware blijft tot eind 2018 ondersteund op de manier zoals je nu gewend bent. Maar wij gaan jou als bestuurslid meer mogelijkheden bieden op het gebied van support en opleiding. Zo krijgen wij regelmatig het verzoek van clubs om administratief ontzorgt te worden. Deze verenigingen bieden wij ‘No Worries’ aan. Voor een beperkt bedrag per jaar wordt jouw club administratief ondersteund. Daarbij zien wij dat lang niet alle mogelijkheden van onze oplossing worden gebruikt. En dat is jammer omdat wij zien dat andere gebruikers daar juist veel profijt van hebben. Om onze gebruikers meer te leren over de mogelijkheden van ons pakket, leiden wij verenigingen op via een (online)cursus.

 

Ja, dat is geen enkel probleem.
Voor meer informatie kan je onderaan de pagina contact met ons opnemen.

 

 

Samen zijn wij één familie.

Supportmedewerker Gerie is volledige opgenomen in het AllUnited supportteam. Als Club Webware helpdesk zal zij nog steeds jullie eerste aanspreekpunt blijven.

Marja en Geert hebben niet meer het dagelijkse beheer, maar focussen zich op de ontwikkeling en de innovatie van de nieuwe software-oplossing van AllUnited. Zo halen we het maximale uit ieders talent.

 

 

De huidige Club Webware applicatie blijft tot eind 2018 operationeel en ondersteund.  In de tussentijd werken wij aan het “nieuwe” AllUnited op basis van sterke punten van beide software-oplossingen. Daarom is deze fusie ook tot stand gekomen. Wij zien nog talrijke mogelijkheden om onze klanten beter van dienst te kunnen zijn. Zo gaan wij verenigingen nog verder ontzorgen en de verbinding met leden verbeteren.

Door samen te gaan, ontstaan er nieuwe mogelijkheden. Binnen Club Webware zijn wij op sommige gebieden toonaangevend, maar wij zien ook dat bepaalde punten bij het huidige AllUnited beter zijn. Daarbij biedt AllUnited een aantal zaken die wij nog niet hebben, zoals geïntegreerde narrowcasting, de ClubApp, dienstverlening en extra functionaliteiten in de boekhouding.

Voor onze tennisverenigingen is onze fusie extra goed nieuws. AllUnited heeft een ClubApp. Een App die speciaal is ontwikkeld voor clubs die graag hun identiteit levend willen houden en ledengemak centraal stellen. AllUnited biedt haar clubs functionaliteiten zoals online afhangen, tennismaatje zoeken en laddercompetitie.

Voor tennisverenigingen heeft AllUnited meer mogelijkheden waaronder: afhangen/reserveren, evenementen met mogelijk voor inschrijving voor niet-leden, beoordelingsmodule, nieuwsbrief-functie, volledig aanmaan-proces, narrowcasting, lessen, trainingschema’s, automatische berichtgeving en natuurlijk onze volledig moderne Tennis ClubApp voor IOS en Android (Speciaal gericht op tennis: afhangen, ladder competitie, zoek een tennismaatje).

Overstappen naar AllUnited is niet verplicht. Indien Club Webware bevalt, kan de vereniging tot eind 2018 hierin blijven werken met ondersteuning van de helpdesk.
Na 2018 vervalt de ondersteuning en raakt het pakket al snel verouderd. Internet stelt regelmatig nieuwe eisen aan online software en ook vanuit de vereniging zullen er steeds nieuwe eisen aan het pakket worden gesteld.

De verschillen tussen beide pakketten

Binnen Club Webware is de ledenadministrateur gewend om te denken vanuit relatiegroepen. Binnen AllUnited is dit anders ingericht. Hier staat de relatie centraal. Het voordeel hiervan is dat oud leden herkend worden bij opnieuw inschrijven, families voorgesteld kunnen worden en er eenvoudig rapportage gedraaid kunnen worden op de volledige database, zodat je ook de geschiedenis van de relatie kunt zien.

Een relatie in AllUnited:

  • neemt deel aan activiteiten
  • vervult functies
  • zit in teams
  • doet mee aan competities
  • volgt lessen
  • krijgt beoordelingen
  • en heeft contracten (denk aan sponsoren en proefleden)

Eventueel kan aan iedere vlag een financiële consequentie gekoppeld worden.

Voor de penningmeester gaat er een deur open aan extra mogelijkheden. Denk hierbij aan:

  • Iban uitbetalingen aan leden (anders dan IBAN t.b.v. incasso)
  • Maak evenementen aan met aparte tarieven voor leden/ niet leden en laat ze direct betalen met iDeal
  • Geef instructies aan de penningmeester via het systeem
  • Bij inschrijvingen mensen vooruit laten betalen via iDeal
  • Factuur teksten flexibel kunnen inzetten. Bijvoorbeeld iedereen die geen automatische incasso heeft, een automatisch formulier meesturen
  • Volledig aanmaanproces
  • Zelf-lerend boekhoudproces (inkoopfactuur, weet welke grootboekrekening voorkeur is) maar ook zal het systeem leren op welke rekening je bijv. standaard de maandelijkse energiekosten boekt of losse pintransacties.
  • Wanneer lid “switcht” van activiteit, wordt contributie automatisch verrekend en desgewenst afgehandeld.
  • Mogelijkheid tot 2e boekhouding/ meerdere boekhoudingen

Wanneer je als vereniging overstapt naar AllUnited zal er een nieuw websiteontwerp worden gerealiseerd. Binnen AllUnited hebben wij een document waaruit een aantal standaard keuzes kunnen worden gemaakt omtrent de lay-out van de nieuwe website. Op basis van deze keuze wordt het ontwerp van de website bepaald. Om jou als vereniging te ontzorgen zal AllUnited het ontwerp realiseren en de link met de administratie leggen. Je hoeft als vereniging dus niet meer te werken met bouwstenen.

Enkele handige functionaliteiten:

  • functiepagina’s worden automatisch gevuld of voorzien van een vacature wanneer de functie leeg is
  • plaats en wijzig via de website de inhoud op de website, werken in de backoffice is dan niet nodig
  • geef leden/vrijwilligers autorisatie om een pagina te bewerken of nieuwsberichten in te sturen

Stap je over naar het pakket van AllUnited dan wordt in principe ook de hosting door AllUnited overgenomen. In incidentele gevallen kan het voordelen geven te blijven mailen via Vevida-server, dat is dan ook mogelijk.

Goeie vraag. Eerder hebben we bericht dat de fusie met Club Webware voordelen oplevert. Na een uitgebreide analyse van de pakketten bleek de AllUnited applicatie naast uitgebreider ook een stuk sneller. Daarbij bood Club Webware een paar hele handige features die inmiddels binnen AllUnited worden ontwikkeld.

Een ander groot verschil is de zelfwerkzaamheid. Geloven we bij AllUnited in eenvoudige stapsgewijze processen, bij Club Webware gaat het meer om totaal-faciliteren.

Ook qua dienstverlening verschillen we, AllUnited kan jou als vereniging ondersteunen en zaken voor jou aanmaken in het systeem. Ook zorgen we dat je zelf weinig tijd in de website hoeft te steken door hem grotendeels voor jouw vereniging te bouwen. Ook zijn onze mobielvriendelijke websites verder doorontwikkeld. Check de vrijwilligerspagina’s maar eens en wat dacht je van integratie van Facebook, Twitter, Instagram, handige widgets & veel meer.

Nu overstappen heeft nog meer voordelen. Naast alle bovengenoemde voordelen omtrent pakket, ClubApp, website en dienstverlening houden we een overstap financieel aantrekkelijk. Vergelijkbare systemen op de markt zijn momenteel allen significant duurder.

Daarbij ontwikkelt ons pakket zich razendsnel, dus nu instappen zorgt straks voor eenvoudigere adoptie van bestaande en nieuwe functies.  Zo werken we momenteel aan een object reserveringssysteem waarmee je straks ruimtes, velden, banen, vergaderzalen en materialen kunt verhuren. En er komt nog veel meer!

Een vraag die veelvuldig terugkomt is de vraag waarom de AllUnited applicatie duurder is dan de Club Webware applicatie. Een begrijpelijke vraag.

Voordat de fusie een feit werd, bleek dat de wereld van verenigingsadministratie systemen aan vele veranderingen onderhevig was. Er was stevige concurrentie op komst met dikke marketingbudgetten en clubs hebben steeds vaker de behoefte om geholpen te worden bij het bereiken en behouden van leden.  De maatschappij veranderd immers. Daarvoor zijn moderne communicatiemiddelen en interactieve zaken zoals apps, websites, nieuwsbrieven, interne competities, en het eenvoudig in contact brengen van leden en vrijwilligers essentieel. Onze concurrenten zetten daarop in, en het is nu misschien nog niet zo, maar ook jouw leden zullen daar op termijn om gaan vragen. Leden worden mondiger, gedragen zich soms als klant en ook de loyaliteit is soms niet meer wat het was. Daarom is het belangrijk om je leden te faciliteren met relevante informatie en tools. Ook veiligheid en het waarborgen van de veiligheid van ledendata worden steeds belangrijker. Waarbij browsers steeds vaker veranderen, hostingeisen zwaarder worden etc.

Om aan al deze facetten te voldoen en blijven voldoen, had de Club Webware organisatie ook een andere koers moeten gaan varen. Zaken als Narrowcasting en Apps hadden ontwikkeld moeten worden, alsmede het flink upgraden van de achterliggende applicatie met diverse modules. Modules die vaak al aanwezig waren in AllUnited.

De investering die benodigd was had zeer waarschijnlijk geresulteerd in een flinke prijsverhoging. De Club Webware applicatie zat qua prijs namelijk al aan de onderkant van de markt, waardoor er geen investeringsruimte was. Om een prijsvriendelijk beleid te kunnen blijven hanteren naar clubs hebben we de handen ineengeslagen en betaal je nu inderdaad meer, maar krijg je ook direct veel meer en een stuk zekerheid. Daarbij gaan de ontwikkelingen vanuit ons razendsnel en zal je daar vanzelf van gaan profiteren.

Daarbij kiezen we er voorlopig nog voor om voor Club Webware overstappers gunstigere tarieven te rekenen dan voor nieuwe AllUnited klanten.

Maar onze tarieven zijn zeker niet gek, en zelfs aantrekkelijk wanneer je kijkt naar de tarieven die KNLTB.Club rekent en de nieuwe tarieven die Sportlink bijvoorbeeld onlangs publiceerde. Zeker wanneer je als club goed vergelijkt wat je dan allemaal krijgt, en wat er nu allemaal al beschikbaar is.

Overstappen naar AllUnited

Wil je als vereniging de opgebouwde historie behouden, dan kan er een conversie van de Club Webware (financiële)administratie naar het pakket van AllUnited worden uitgevoerd. Eerder gaven we al aan dat AllUnited niet met de relatiegroepen werkt, dus in het conversieproces worden de instellingen ‘vertaald’ naar die van AllUnited, hierbij zullen we jullie input ongetwijfeld nodig hebben. We zullen jullie ook vragen vooraf eens kritisch naar de groepen-indeling te kijken, veelal blijkt dat registratie inmiddels achterhaald zijn.

Ervaring met eerdere conversies leert ook dat administratie behoorlijk vervuild kunnen zijn door het dubbel vastleggen van relaties (oud-relaties en actuele relaties). In sommige gevallen kiest men daarom voor een totaal nieuwe schone start. We deze mogelijkheden uiteraard tezamen bespreken.

Administratie
AllUnited zal de conversie uitvoeren, waarbij de club een controlerende taak krijgt toebedeeld. Via instructiefilmpjes, helpdesk-tickets en (beperkt) telefonisch wordt men opgeleid in het systeem. Uiteraard is hierbij een uitgebreide handleiding beschikbaar met uitleg per scherm waar men op dat moment mee bezig is.

Website
Het ontwerp van de website wordt gerealiseerd door AllUnited op basis van de keuzemogelijkheden die aan de vereniging zijn voorgelegd. Nadat het ontwerp is gerealiseerd krijgt de club de taak de content op de website te plaatsen.

Zoals reeds aangegeven is het mogelijk de historie uit Club Webware mee te nemen. Het betreft hier de geschiedenis van de leden- en financiële administratie. Door middel van een conversie worden de leden- en financiële administratie overgezet door een medewerker van AllUnited.

Is de conversie voltooid, dan wordt deze gezamenlijk gecontroleerd, waarbij gestart wordt met de ledenadministratie. Gedurende deze controle kunnen er nog zaken gecorrigeerd worden, waarna er een definitieve conversie wordt gedraaid. Na de definitieve conversie wordt de financiële administratie verder ingericht en doorgenomen. Op dit moment is de administratie van AllUnited leidend en wordt Club Webware alléén nog als naslag gebruikt.

Werkt jouw club ook met een website van Club Webware, dan kan de content worden geconverteerd naar AllUnited. Echter door de andere werking van het CMS moet e.e.a. door de webmaster opnieuw gekoppeld worden aan de juiste menu-items. Het ontwerp van de nieuwe website zal in samenspraak met de vereniging worden gerealiseerd. AllUnited stelt hiervoor een aantal keuzemogelijkheden beschikbaar.

Ik heb AllUnited ervaren als een snelle, leuke, vriendelijke, accurate en zeer deskundig bedrijf dat weet wat de gebruikers willen om zo leden meer te bedienen. Verder hebben ze een prima werkend systeem waarin veel mogelijk is. Top voor elkaar!

- Marten Perdok, LTV Randenbroek -

Vraag vrijblijvend een demo aan!

Share This