Een nieuw systeem integreren. Complex of eenvoudig?

Een nieuw systeem voor jouw vereniging is vaak een hele stap! Er zijn verschillende personen mee gemoeid en iedereen heeft eigen belangen. Zo zijn er vrijwilligers die hun huidige manier van werken misschien niet los willen laten of opzien tegen verandering.

Bij AllUnited werken wij al jaren voor en met verenigingen. Daarbij kennen wij inmiddels het klappen van de zweep en weten we ook hoe je het beste een nieuw systeem kunt integreren. Enkele tips:

Tip 1: Creëer draagvlak.

Is de organisatie toe aan een nieuws systeem en waarom? Wanneer je als vereniging draagvlak creëert en de behoefte helder maakt  zullen de vrijwilligers die met het systeem moeten gaan werken misschien minder kritisch zijn.

Daarin zijn onderdelen als continuïteit van de organisatie, veiligheid van alle ledendata, besparingen en innovatiekracht veelgehoorde argumenten. Daarom hieronder een lijst om je behoefte te schetsen.

Tip 2 : Zorg voor een stuurgroep of projectleider met heldere doelstellingen.

Het invoeren van een nieuw systeem werkt het beste wanneer een groep (of persoon) hier tijd voor vrij maakt en een specifieke doelstelling nastreeft. Dit komt de invoering ten goede en er is 1 eindverantwoordelijke.

Tip 3 : Zorg voor een stapsgewijze implementatie.

Ga je eenmaal van start, zorg dan voor een helder stappenplan en zorg dat de mensen zich hieraan houden.

Je clubbehoefte in kaart

Zoals omschreven is een nieuw systeem vaak een behoorlijke tijdsinvestering voor de club. Toch kan het jouw vereniging enorm helpen om nu en in de toekomst de leden, relaties, sponsoren, vrijwilligers te informeren en te faciliteren.

Is jouw club toe aan een nieuw pakket?

Bij AllUnited kun je op allerlei niveaus instappen. Van een veilige ledenadministratie tot complete website, boekhouding, planning en veel meer. Misschien kunnen we jou met dit handige stappenplan op weg helpen naar de beste oplossing voor jouw club.

1. Eilandjes en losse systemen (continuīteit)

Breng eens in kaart welke systemen er nu op de club gebruikt worden, door wie en vul aan:

  • Zijn deze pakketten en de gegevens die erin staan allemaal nog toegankelijk als de persoon die ze gebruikt wegvalt?
  • Kunnen andere mensen op de club met de applicaties werken die nu gebruikt worden?
  • Wat wordt daarvoor betaald. per maand / jaar?
  • Welke zijn daarin cruciaal voor jouw vereniging kijkend naar jullie clubcultuur en continuïteit?
  • Is de organisatie achter de applicatie groot genoeg om te vertrouwen?
  • Welke pakketten gebruiken nu data van andere pakketten en hoe wordt dit heen en weer geschoten?
  • Vergeet daarin ook de website niet en je App.
  • Wie doet het beheer en hoe?
2. Veiligheid & Back-up

Veiligheid wordt in de wereld van leden en relatie administratie steeds belangrijker. Je bent als club immers verantwoordelijk. Zijn al deze oplossingen veilig en staan ze netjes opgeborgen, en is er een backup? Een Excel administratie thuis op de computer is natuurlijk geen veilige oplossing, en een Acces database ook niet echt.

Kortom, zijn de servers waar de applicaties draaien veilig?
En wat gebeurd er met de data?

3. Innovatief
  • In hoeverre ben je blij met de ontwikkelingen van de huidige systemen?
  • Komen er regelmatig updates die jouw club helpen met administreren, organiseren en communiceren?

Kortom is de organisatie achter het huidige systeem er eentje die bij de club past?

4. Financiële stromen
  • Wie draagt er zorg voor de volledige facturatie van alle leden en andere relaties zoals sponsoren?
  • Heeft jouw oplossing een check welke zorgt voor het innen van alle contributies, contracten en toepassen van kortingen?
5. Uitzonderingen en contributies
  • Welke uitzonderingen heeft jouw club?
  • Hoeveel type contributies zijn er?

Zorg ervoor dat het pakket dat je koopt flexibel in te richten is. Daarmee voorkom je dat je straks toch weer andere lijstjes moet bijhouden. Maak dus een overzicht met de club uitzonderingen en zoek ene oplossing die daarin voorziet.

6. Administreren of plannen en communiceren?
  • Ben je op zoek naar een administratieve oplossing voor jouw leden, dan is AllUnited Starter de ideale oplossing.
  • Wil je je ook de financiële administratie en boekhouding doen? Ga dan voor AllUnited Admin.
  • De complete vereniging managen inclusief een website, nieuwsbrief en communicatie? Ga dan voor AllUnited Club Manager.

Starten met AllUnited?

Share This