De verantwoordelijkheden en taken van een secretaris van een vereniging

Bij AllUnited merken we dat de administratieve taken binnen sportverenigingen vaak meer tijd kosten dan vrijwilligers zouden willen. Veel van deze administratieve taken worden onder toeziend oog van een secretaris door een ledenadministrateur uitgevoerd. De secretaris is dan ook onmisbaar binnen verenigingen.

Wat doet een secretaris?

De secretaris is binnen de vereniging verantwoordelijk voor het soepel laten lopen van de alledaagse taken. Hieronder vallen onder andere administratieve taken.

De taken van de secretaris kunnen onderverdeeld worden in wettelijke- en algemene secretaristaken:

Wettelijke secretaristaken

De vereniging besturen

Mede met de voorzitter en de penningmeester is de secretaris het hart van het bestuur. De secretaris is verantwoordelijk voor het besturen van de vereniging.

De algemene ledenvergadering op tijd bijeenroepen

De algemene leden vergadering is het formele besluitorgaan van de vereniging. De secretaris is samen met de voorzitter wettelijk verantwoordelijk voor het bijeenroepen van de algemene ledenvergaderingen.

Notulen en verslagleggingen

De secretaris is wettelijk verantwoordelijk voor het bijhouden van notulen van reguliere vergaderingen en algemene ledenvergaderingen. In deze notulen zijn de belangrijkste punten van de vergadering na te lezen. Hiermee heeft de secretaris een belangrijke administratieve taak.

De (leden)administratie van de vereniging bijhouden

Het bijhouden van de (leden)administratie omvat het registreren van nieuwe leden, het bijwerken van contactgegevens, het bijhouden van gegevens over wie is afgetreden of het lidmaatschap hebben opgezegd en de overige algemene administratie van de vereniging.

Wettelijk gezien is het belangrijk dat de gehele administratie van de vereniging correct wordt uitgevoerd, ook door de voorzitter en de penningmeester. De taak is echter vaak toebedeeld aan de secretaris, die eindverantwoordelijk is voor de algehele administratie van de vereniging.

Algemene secretaristaken

Het voorbereiden en bijhouden van bestuursvergaderingen

De secretaris van een vereniging bereidt de agenda van een vergadering voor. Dit omvat het opstellen van een lijst met punten die tijdens de vergadering zullen worden besproken en het uitsturen van alle ondersteunende documenten die nodig zijn tijdens de vergadering.

Daarnaast notuleert een secretaris alles wat tijdens een vergadering wordt gezegd. Vervolgens maakt de secretaris een schriftelijk verslag van de vergadering, dat na de vergadering onder alle bestuursleden wordt verspreid.

Ondersteunen van de penningmeester bij financiële taken

De secretaris ondersteunt de penningmeester bij een deel van de financiën van de vereniging. Dit omvat ondersteuning rond het innen van contributies.

Het succesvol uitvoeren van deze taak draagt bij aan het waarborgen van het financiële welzijn van de vereniging.

Toezicht op de dagelijkse werkzaamheden

De secretaris houdt toezicht op alle dagelijkse activiteiten van de vereniging. Dit houdt in dat hij ervoor zorgt dat alle taken tijdig worden uitgevoerd en dat alle dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen.

De secretaris is bekend met het beleid en de procedures van de vereniging en zorgt ervoor dat iedereen zich aan dit beleid houdt. Hiermee zorgt de secretaris ervoor dat de vereniging goed draait en niet tegenover onverwachte hindernissen komt te staan.

Toezicht houden tijdens ongebruikelijke omstandigheden

De secretaris is voorbereid op eventuele noodsituaties, zoals stroomuitval. De secretaris heeft een plan voor communicatie met de leden tijdens deze eventuele noodsituaties.

Bovendien is de secretaris op de hoogte van alle juridische kwesties die van invloed kunnen zijn op de vereniging en bereid zijn actie te ondernemen.

Toezicht houden op de naleving van wet- en regelgeving (AVG)

De secretaris van een vereniging krijgt te maken met een grote hoeveelheid persoonlijke gegevens. Om deze persoonsgegevens te beschermen is de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) ingevoerd. Hierdoor zijn verenigingen verplicht om secuur om te gaan met persoonsgegevens. De secretaris is verantwoordelijk voor het naleven van deze wet- en regelgeving binnen de vereniging. Door deze werkzaamheden zijn de privégegevens van de leden beschermd.

VOG-aanvraag

Voor een vereniging is het belangrijk dat er een VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag) wordt aangevraagd voor vrijwilligers waarmee wordt samengewerkt. Het aanvragen van een VOG draagt bij aan het tegengaan van grensoverschrijdend gedrag binnen verenigingen. De secretaris is verantwoordelijk voor het aanvragen hiervan.

Wil jij meer weten? Lees dan dit artikel over de Verklaring Omtrent het Gedrag.

Moet iedere vereniging een secretaris hebben?

Ja, iedere vereniging is verplicht een secretaris aan te stellen tenzij de statuten anders bepalen. Hiermee wordt de secretaris als onmisbaar gezien binnen verenigingen, daarom is het ook belangrijk dat de secretaris secuur en efficiënt te werk kan gaan. Hetzelfde geldt voor de functies van voorzitter en penningmeester.

Tips om jouw rol als secretaris succesvol uit te voeren

Het is niet makkelijk om alle verantwoordelijkheden van een secretaris uit te dragen, maar door de juiste systemen en werkwijzen te gebruiken kun je efficiënter en nauwkeuriger te werk gaan.

Gebruik lidmaatschapssoftware voor verenigingen

Een lidmaatschapsprogramma helpt een vereniging haar ledenadministratie efficiënter bij te houden. De ledenadministratie software houdt bij wanneer leden toetreden tot en uittreden uit de vereniging, evenals andere belangrijke informatie zoals contactgegevens en betalingsgeschiedenis.

Dit helpt de secretaris met het up-to-date houden van de ledenadministratie en helpt met het voorkomen van administratieve problemen. Met een lidmaatschapsprogramma zorg je ervoor dat taken eenvoudiger en minder tijdrovend worden.

Gebruik templates voor formulieren en (nieuws)brieven

Het gebruik van templates voor formulieren en (nieuws)brieven draagt bij aan de consistentie en nauwkeurigheid van de verzamelde informatie. Dit is nuttig bij het registreren van informatie over nieuwe leden. Zo zorg je ervoor dat er bij elke in- en uitschrijving één waarheid is en kunnen deze in- en uitschrijvingen niet verkeerd geïnterpreteerd worden.

Gebruik daarnaast een template voor je nieuwsbrief. Zo houd je deze constant en bespaar je tijd na het een keer goed instellen van het nieuwsbrief-template.

Houd (financiële) taken bij in administratieve software

De secretaris van een vereniging moet transacties efficiënt en effectief kunnen afhandelen. Dit omvat onder andere het innen van contributie. Houd deze taken bij in een administratiesoftware voor verenigingen om het missen van deadlines te voorkomen.

Welke voordelen biedt AllUnited voor secretarissen van verenigingen?

AllUnited is opgericht om de essentiële taken binnen de vereniging zo eenvoudig en efficiënt mogelijk in goede banen te leiden. Onze software biedt je de meest uitgebreide en eenvoudig te gebruiken ledenadministratiesoftware op de markt. In deze software zitten alle functies die jij nodig hebt om jouw rol als secretaris beter uit te voeren.

Met onze ledenadministratie software kan jij als secretaris:

• Een centraal online relatiebestand bijhouden.
• Diverse online inschrijfformulieren met pasfoto’s bijhouden.
• Uitgebreide rapportages bekijken van de statistieken van jouw vereniging.
• De software synchroniseren met (sport)bonden.
• Uitzonderingen vastleggen.
• Ledenmutaties makkelijk doorvoeren.
• Snel en eenvoudig nieuwsbrieven uitsturen om nieuws te delen met alle leden.
• Bijhouden wanneer leden toetreden en uittreden uit de vereniging.
• Contactgegevens en betalingsgeschiedenis bijhouden.