VOG: Verklaring Omtrent het Gedrag aanvragen voor de sociale veiligheid binnen jouw vereniging

Voor jouw vereniging is het belangrijk dat je voor de vrijwilligers waarmee je samenwerkt een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aanvraagt, ook wel bewijs van goed gedrag genoemd.

Uit een VOG kun je opmaken of iemand een strafblad heeft of niet. Zo ja, kun je bepalen of het strafblad een bezwaar vormt voor het uitoefenen van een bepaalde functie. De aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag worden exclusief behandeld en afgegeven door Justis.

Lees verder om te ontdekken wat een VOG precies inhoudt en waarom het voor jouw vereniging verstandig is om leden er een te laten aanvragen.

Waarvoor heb je een VOG nodig?

Sportverenigingen hebben de plicht om maatregelen te nemen tegen potentieel grensoverschrijdend gedrag. Het instellen van een VOG is één van de acties om dit te voorkomen. Bovendien hebben meerdere sportbonden en gemeenten in Nederland het afgeven van een VOG voor trainers en coaches als voorwaarde gesteld voor een gemeentelijke subsidie.

Waarom een VOG?

Het aanvragen van een VOG maakt het onderwerp grensoverschrijdend gedrag bespreekbaar. Daarnaast heeft onderzoek aangetoond dat het vragen van een Verklaring Omtrent Gedrag bijdraagt aan de veiligheid binnen een organisatie.

Een VOG toont aan dat een vrijwilliger geen verleden heeft dat zijn of haar activiteiten als vrijwilliger in de weg staat. Zo zorg je voor een veilige werkomgeving binnen jouw vereniging.

Voorwaarden voor het aanvragen van een VOG

Het is voor iedereen die ingeschreven staat bij een Nederlandse gemeente en beschikt over een DigiD mogelijk om een VOG aan te vragen. Als je geen strafbare feiten hebt gepleegd, krijg je een VOG. Heb je wel strafbare feiten gepleegd, dan wordt er door Justis beoordeeld of dit een obstakel vormt voor de functie waarvoor je er een aanvraagt.

Voor het aanvragen van een VOG moet je:

• Beschikken over een DigiD
• Ingeschreven staan bij een Nederlandse gemeente
• Gebruikmaken van iDEAL

Hoe ziet een VOG eruit?

Als vrijwilligersorganisatie dien je te controleren of de Verklaring Omtrent het Gedrag legitiem is. Het is dan ook belangrijk om te vragen naar het originele exemplaar van de VOG. Zo heb je de grootste kans om vast te stellen of het document echt is.

Via deze link kun je een voorbeeld bekijken van een VOG. Bij twijfel kun je echter het beste contact opnemen met Justis.

Wat staat er in een VOG?

In een Verklaring Omtrent het Gedrag staan gegevens die van belang zijn voor de vereniging. In een VOG staan de persoonlijke gegevens, het doel van de aanvraag en het screeningsprofiel.

Persoonlijke gegevens

Wat betreft de persoonlijke gegevens moet je denken aan de volgende informatie:

• Initialen
• Achternaam
• Geslacht
• Adres
• Geboortedatum
• Geboorteplaats

Doel van de aanvraag

Bij het aanvragen van een VOG is het belangrijk dat de vrijwilliger aangeeft wat het doel is van de aanvraag. Denk hierbij aan een omschrijving zoals ‘vrijwilliger sportvereniging’.

Screeningsprofiel

De screening wordt gedaan op basis van het screeningsprofiel. De vrijwilliger kiest eerst een specifiek screeningsprofiel:

Specifiek screeningsprofiel

Daarnaast maak je een keuze uit één of meerdere algemene screeningsprofielen op basis van functies waar een VOG voor benodigd is.  Uit de screening zal naar voren komen of het profiel conflicteert met de functie die de vrijwilliger wenst te beoefenen.

Algemeen screeningsprofiel

Advies over screeningsprofielen

Over het algemeen geeft de bond advies over de screeningsprofielen die vereist zijn voor de verschillende functies binnen een vereniging. De club zelf maakt echter de keuze om het advies van de bond wel of niet op te volgen.

De terugkijktermijn bij het aanvragen van een VOG

Bij het aanvragen van een VOG wordt standaard tot vier jaar teruggekeken. Dit betekent dat iemand vier jaar na een straf weer een VOG kan krijgen. In sommige gevallen kan een vrijwilliger echter eerder een VOG krijgen, wanneer het strafbare feit de vrijwilligersactiviteiten niet in de weg staat.

Er wordt langer teruggekeken wanneer iemand:

• Gestraft is voor een zedendelict
• In de gevangenis zat in de vier jaar vóór de VOG-aanvraag
• Een speciaal beroep beoefent, zoals taxichauffeur of boa

Voor mensen jonger dan 23 jaar wordt er tot twee jaar teruggekeken.

Hoelang duurt het voordat de vrijwilliger een VOG ontvangt?

Het ministerie van Veiligheid en Justitie beoordeelt de aanvraag voor een VOG. Twee tot vier weken na de aanvraag krijgt de vrijwilliger de VOG per post thuisgestuurd door Justis. Bij een afwijzing ontvangt hij of zij daar een brief van.

Afwijzing van de VOG

Als de VOG wordt afgewezen, dan ontvangt de vrijwilliger eerst een brief over het voornemen tot afwijzing. De vrijwilliger heeft dan twee weken om in een brief uit te leggen waarom hij of zij het hier niet mee eens is.

Uiteindelijk bepaalt Justis of de VOG alsnog wordt gegeven of niet. Bij een afwijzing kan de vrijwilliger binnen zes weken bezwaar maken door middel van een bezwaarschrift. Hierin geeft de vrijwilliger aan waarom deze het niet eens is met het besluit.

Waarom is het aanvragen van een VOG noodzakelijk voor verenigingen?

Het aanvragen van een VOG is belangrijk in het voorkomen van grensoverschrijdend gedrag binnen verenigingen. Door dit te vragen van de leden binnen jouw vereniging, geef je het signaal af dat je sociale veiligheid belangrijk vindt. Ook zorg je hiermee voor meer zekerheid over het verleden van vrijwilligers binnen de vereniging.

Een VOG verkleint de kans dat mensen die in het verleden onwenselijk gedrag hebben vertoond richting minderjarigen en/of andere (kwetsbare) personen, aan de slag kunnen bij jouw vereniging.

Wat kan er gebeuren als je geen gebruik maakt van een VOG?

Het is de verantwoordelijkheid van de vereniging om grensoverschrijdend gedrag te voorkomen. Samen staan we sterker. Hoe meer verenigingen de veiligheid van hun leden serieus nemen, des te groter is de kans dat grensoverschrijdend gedrag wordt uitgebannen.

De vereniging dient hiervoor de juiste maatregelen te bieden. Een VOG is een van de manieren om de kans hierop te verkleinen.

Mocht je als vereniging geen gebruik maken van een VOG en wel te maken krijgen met grensoverschrijdend gedrag, dan kan dit grote gevolgen hebben, zoals:

• De emotionele en eventuele lichamelijke schade voor het slachtoffer.
• Een slechte reputatie als vereniging, waar moeilijk bovenop te komen is.
• Het kwijtraken van sponsoren en de daaruit voortvloeiende inkomsten.
• Vrijwilligers en leden die stoppen omdat ze niet meer geassocieerd willen zijn met de vereniging.

VOG is al verplicht: hoe ga je dan om met grensoverschrijdend gedrag binnen de vereniging?

Als jouw vereniging altijd om een VOG vraagt voor vrijwilligers en je een goed veiligheidsprotocol hebt opgezet, dan kunnen er natuurlijk nog steeds allerlei incidenten plaatsvinden.  Hoe ga je ermee om als dit het geval is?

Hieronder vertellen we het verhaal van een vereniging die een goed veiligheidsprotocol heeft opgesteld en daarbij standaard om een VOG vraagt aan trainers en begeleiders, maar desondanks werd beticht van onveilige situaties binnen de vereniging.

De club heeft echter de juiste acties ondernomen om ervoor te zorgen dat de situatie goed onderzocht werd en heeft daarnaast extra stappen genomen om de veiligheid verder te verhogen. Om het imago van de club te waarborgen, heeft AllUnited ervoor gekozen de vereniging niet bij naam te noemen.

Vereniging komt onterecht in het nieuws met een ‘groot schandaal’, maar gaat er adequaat mee om

Over de bewuste club kwam er naar aanleiding van een anonieme brief een nieuwsartikel naar buiten, waarin enkele trainers beticht werden van het verleiden van minderjarige leden van de club. De ophef was groot en de vereniging schoot daarop in actie.

Het bestuur van de vereniging besloot nauwgezet de situatie te analyseren: wat heeft er precies plaatsgevonden en welke stappen zijn er binnen de vereniging gezet? De uitkomst van het overleg is gedeeld met de leden en de ouders.

Ouders, leden en vrijwilligers gaven aan dat zij zich zorgen maakten en zij vroegen het bestuur om daadkrachtig te handelen in het herstellen van vertrouwen. Hierop volgend is een overleg geïnitieerd met het bestuur, ouders, leden en vrijwilligers. Tijdens het overleg kwam de vraag naar voren: hoe willen jullie dat het bestuur handelt, zodat we helder krijgen wat er is gebeurd en wij als club dit voortaan voorkomen?

Zowel de ouders als de bestuursleden kregen de mogelijkheid om hun zorgen te uiten en input te leveren. Een van de bestuursleden kwam met het initiatief om een werkgroep op te stellen, bestaande uit enkele ouders. Om de objectiviteit zoveel mogelijk te waarborgen waren er geen bestuurders onderdeel van de werkgroep. Daaruit zijn een aantal stappen voortgekomen, gericht op het grondig en objectief onderzoeken van het verleden en het waarborgen van de toekomst.

Verleden:

• Er is een melding gemaakt van de situatie bij het NOC*NSF.
• Er is een extern onderzoeksbureau ingeschakeld om de situatie te analyseren.

De melding bij het NOC*NSF heeft niet geleid tot een onderzoek. Wel hebben zij een ervaringsdeskundige beschikbaar gesteld met de benodigde kennis van zaken, zodat de werkgroep tot een beter resultaat kon komen. Omdat de vereniging toch precies wilde achterhalen wat er gebeurde, hebben zij een extern onderzoeksbureau ingeschakeld. Het was met name belangrijk om iedere vorm van subjectiviteit weg te nemen, zodat een objectieve uitkomst van het onderzoek gewaarborgd werd.

Toekomst:

• Er is versneld een extra vertrouwenscontactpersoon aangesteld om ongewenst gedrag te melden.
• Er is een extra commissie opgesteld om de veiligheid van de leden te waarborgen.
• De leefregels van de vereniging zijn prominenter onder de aandacht gebracht van de vereniging.

Conclusie: een goed veiligheidsprotocol beschermt jouw vereniging

De vereniging in kwestie had zijn veiligheidsprotocol goed op orde. Daardoor konden zij de juiste stappen ondernemen en schade voor de vereniging beperken. Door het vragen van een VOG voor alle trainers voorkwamen zij dat mensen met een risicoprofiel binnen de vereniging werkzaam konden zijn.

Bovendien ondernamen zij alle juiste acties: NOC*NSF inlichten, een werkgroep oprichten, een onafhankelijk onderzoek laten uitvoeren, een extra commissie instellen, een extra vertrouwenscontactpersoon aanstellen en de leefregels prominenter onder de aandacht brengen.

Het resultaat is dat de vereniging er sterker uit is gekomen. Er heerst een sterk gevoel van sociale veiligheid en er wordt tegenwoordig nog meer op toegezien dat de regels worden nageleefd.

Hoe werkt bestuurlijke aansprakelijkheid binnen verenigingen?

Grensoverschrijdend gedrag heeft grootschalige gevolgen voor leden, ouders, de vereniging en de omgeving. Iemand die grensoverschrijdend gedrag te verduren heeft gehad, heeft hier vaak jarenlang en soms zelfs levenslang last van. Het is vanzelfsprekend dat ongewenst of grensoverschrijdend gedrag niet getolereerd mag worden.

Wat valt er onder grensoverschrijdend gedrag:

• Pesten
• Dwang en misbruik van de machtspositie
• Psychisch, verbaal of fysiek geweld
• Buitensluiten / discrimineren
• Seksueel overschrijdend gedrag

Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de veiligheid

Binnen verenigingen is het bestuur eindverantwoordelijk voor de veiligheid van de leden. Deze verantwoordelijkheid dragen zij echter niet alleen. Iedereen is verantwoordelijk: sporters, trainers, toezichthouders en bestuurders.

Het bestuur kan onmogelijk altijd overal bovenop zitten en bij iedere training aanwezig zijn. Toch is dit wel belangrijk, want dit zijn juist de situaties waar de kans op grensoverschrijdend gedrag groter is en waar het bestuur eindverantwoordelijk voor is.

Wat kunnen bestuurders doen om een veilig klimaat te creëren?

Bestuurders kunnen een hoop doen om te zorgen voor een veilig klimaat, zoals:

• Controlebeleid
• Zorgen voor een duidelijke verdeling van de autoriteit
• Vertrouwenscontactpersonen aanstellen
• Meldingen serieus en adequaat behandelen

Neem bij vragen contact op met het juridisch sportloket

Heb je specifieke vragen over de juridische inrichting voor jouw vereniging en hoe je kunt zorgen voor een veilige omgeving voor leden en vrijwilligers? Dan biedt het juridisch sportloket laagdrempelige toegang tot juridische hulp toegespitst op verenigingen.

Wat kost het om een VOG aan te vragen voor mijn sportvereniging?

In Nederland subsidieert het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) de aanvraag van een VOG voor vrijwilligers. Als sportvereniging kun je geheel kosteloos een VOG aanvragen via www.gratisvog.nl. Sinds 2015 zijn er via deze website al bijna 170.000 gratis VOG’s afgegeven aan vrijwilligers in de sport.

VOG aanvragen: alleen in het begin of periodiek?

AllUnited adviseert verenigingen om de VOG niet alleen voor het toetreden als vrijwilliger verplicht te maken, maar ook periodiek. Zo kun je voorkomen dat een vrijwilliger die grensoverschrijdend gedrag heeft vertoond en daardoor in aanraking is gekomen met justitie, zijn vrijwilligersfunctie kan blijven beoefenen.

Ben je verplicht om als organisatie de VOG te bewaren?

Het administreren van een VOG is niet verplicht voor sportverenigingen of andere organisaties. Het is echter praktisch en goed voor de sociale veiligheid voor sportverenigingen om een goede administratie bij te houden.

Wel is het nodig om nadrukkelijk toestemming te vragen van je vrijwilligers voordat je de originele VOG of een kopie daarvan bewaart. Bovendien moet je als vereniging documenteren waarom het noodzakelijk is om deze gegevens te bewaren en moet je duidelijk aangeven hoe de veiligheid van deze persoonsgegevens gewaarborgd blijft.

Hoe administreer je de VOG’s binnen de vereniging?

Als je besluit om de VOG-informatie te administreren, dan is het mogelijk om met een simpele namenlijst en een vinkje achter de naam aan te geven of iemand wel of geen VOG heeft. Daarnaast kun je eventuele data toevoegen, zodat je precies weet wanneer het weer tijd is om een nieuwe VOG aan te vragen.

Maak je gebruik van de verenigingssoftware van AllUnited? Dan kun je dit binnen ons systeem eenvoudig regelen en kun je zelfs herinneringen instellen over wanneer elke VOG verloopt voor individuele vrijwilligers.

Administreren en signaleren: eenvoudig via AllUnited

Het is ook mogelijk om via AllUnited een Verklaring Omtrent het Gedrag te administreren en te signaleren. Op deze manier heb je altijd een up-to-date overzicht van de vrijwilligers met of zonder een VOG.

Bovendien kun je in ons systeem ook een vervaltermijn toevoegen. Zo kun je eenvoudig bijhouden wanneer er voor het laatst een Verklaring Omtrent het Gedrag voor een vrijwilliger is aangevraagd.

AllUnited voor bonden: inzicht in het VOG-beleid van verenigingen

Ook voor bonden is het waardevol om gebruik te maken van AllUnited. Als bond die is aangesloten bij AllUnited, krijg je namelijk inzicht in het VOG-beleid van de verenigingen. Zo kun je eenvoudig zien welke verenigingen een actief VOG-beleid voeren.

Een actief VOG-beleid is in het belang van de vereniging

Door middel van een actief VOG-beleid laat je zien dat je grensoverschrijdend gedrag als vereniging niet accepteert.

VOG-beleid publiceren op de verenigingswebsite

Om volledig transparant te zijn over het beleid van jouw vereniging tegen grensoverschrijdend gedrag, kun je ervoor kiezen om VOG-beleid op jouw verenigingswebsite te publiceren. Zo geef je een helder signaal af over sociale veiligheid binnen jouw vereniging en draag je proactief bij aan een veilige sportomgeving.

Preventief beleid voor sportorganisaties van NOC*NSF

Een actief VOG-beleid werkt het best in combinatie met andere maatregelen, zoals het preventieve beleid voor sportorganisaties van NOC*NSF. Het beleid bestaat uit 3 verschillende onderdelen.

Stel gedragsregels op

NOC*NSF heeft samen met de sportbonden gedragsregels voor begeleiders opgesteld, bedoeld om ongewenst gedrag in de relatie tussen sporter en trainer te minimaliseren. U leest ze hier.

Aannamebeleid

Iemand die grensoverschrijdend verdrag vertoont, is niet te herkennen. Ze zijn vaak populair, behulpzaam en aardig. Een goed aannamebeleid voorkomt dat kwaadwillende vrijwilligers in posities komen waarin grensoverschrijdend gedrag kan plaatsvinden. Lees hier de tips over het aannamebeleid.

Vertrouwenscontactpersoon (VCP)

De VCP is het eerste aanspreekpunt binnen de vereniging voor iedereen die te maken heeft gehad met grensoverschrijdend gedrag of dit gesignaleerd heeft binnen de vereniging. Lees hier meer over de vertrouwenscontactpersoon.

Benieuwd naar onze mogelijkheden voor het administreren en signaleren van de VOG?

AllUnited is de snelst groeiende en meest veelzijdige beheeroplossing voor verenigingen, stichtingen en bonden in Nederland. Wij helpen bestuurders van ruim 1500 clubs en diverse sportbonden en verenigingen.

Benieuwd wat wij kunnen betekenen voor jouw vereniging, zoals het eenvoudig administreren en signaleren van de VOG? Vraag direct een online demo aan!