Boekhouding

Facturatie

Menupad: Facturatie

Binnen de meeste verenigingen is de facturatie één van de belangrijkste processen. Een proces dat nauwkeurig en accuraat moet gebeuren en daarom tijdrovend is. Door de totale integratie binnen AllUnited kan de facturatie bijna geheel automatisch worden afgehandeld, ook voor omni-verenigingen.

De te factureren personen worden automatisch bij elkaar gezocht op basis van de invoer van de ledenadministratie en technische commissie. Het systeem berekent de benodigde facturatiebedragen inclusief de kortingen. De penningmeester kan massaal factureren. Verschillende facturatiemomenten wegens verschillende activiteiten zijn geen probleem. De penningmeester kan ook sponsorcontracten, evenementen en cursussen factureren. Ter ondersteuning van het facturatieproces kan ook gewerkt worden met automatische incasso, CLIEOP-bestanden, digitaal inlezen van bankafschriften en een aanmaanmodule.

Boekhouding

Menupad: Boekhouding

Niet alleen een facturatie die gespecialiseerd is op verenigingen. AllUnited biedt tevens een boekhouding aan. Deze boekhouding is gespecialiseerd op en ontwikkeld is door verenigingen. Transparantie, eenvoud, inzichtelijkheid en flexibiliteit zijn daarbij centrale begrippen. De boekhouding is ook geschikt voor verenigingen met meerdere juridische eenheden.

Doordat binnen AllUnited uitgebreide autorisaties mogelijk zijn, is de penningmeester in staat het werk te verdelen over verschillende personen zonder dat dit ten koste gaat van de inzichtelijkheid en controle. AllUnited kan er voor zorgen dat elke commissie haar eigen exploitatieoverzicht kan bekijken op elk gewenst moment.

Financiële rapportages

Menupad: Boekhouding -> Rapportages

Een balans, een exploitatiebegroting van een commissie of een lijst met openstaande posten na een facturatie kunnen gemakkelijk worden opgevraagd. Transparantie en controle op elk gewenst moment zonder een tijdrovend proces.

Sponsoring

Menupad: Sponsoring -> Contractgegevens

Voor een penningmeester en een sponsorcommissie kan een scheiding leggen soms lastig zijn. Een sponsorcommissie wil zoveel mogelijk vrijheid om te handelen naar eigen ideeën. Een penningmeester wil zoveel mogelijk controle behouden vanwege de verantwoordelijkheid over de geldstromen binnen de vereniging. AllUnited kan de mogelijkheid bieden om de sponsorcommissie haar afspraken vast te leggen en financiële afhandeling door de penningmeester te laten verlopen.

In praktijk zijn ook de problemen die ontstaan bij de wisselingen binnen de sponsorcommissies lastig te ondervangen. Verenigingen hebben onvoldoende inzage over de huidige afspraken of onvoldoende overzicht van de sponsorcontracten waardoor waardevolle relaties verloren gaan. Binnen AllUnited worden alle zaken vastgelegd waardoor continuïteit wordt gewaarborgd. Een nieuwe (of tijdelijke) verantwoordelijke kan moeiteloos instappen en de werkzaamheden doorzetten.

Lessen, evenementen & cursussen

Menupad: Lessen

Niet alle verenigingen factureren slechts contributies of sponsorgelden. Lessen, evenementen of cursussen kunnen tevens gefactureerd worden, waarbij de penningmeester niet de complete verantwoordelijkheid hoeft te hebben. De verantwoordelijke beheert de les, het evenement of de cursus en op basis van deze invoer wordt de facturatie klaar gezet voor de penningmeester.

Inschrijvingen kunnen via een inschrijfformulier op website binnen komen. Niet alleen kan de verantwoordelijk aangeven of het evenement openbaar of besloten is. De verantwoordelijke beheert de prijzen van deelname, de bijeenkomsten, de workshops, de tijden, de docenten, de deelnemers, de communicatie naar de deelnemers. Kortom, de penningmeester hoeft zich slechts bezig te houden met het boeken van de facturen en de betalingen van de facturen.

Bar

Binnen de meeste verenigingen houdt de penningmeester de financiële administratie bij van de bar. De barcommissie hoeft daarom slechts de inkopen en de indelingen te doen. Zou een barcommissie zelf haar financiële taken binnen de vereniging afhandelen, kan de barcommissie een eigen geautoriseerde administratie voeren waarbij de totale administratie van de vereniging wordt afgeschermd.